Điều kiện để được sử dụng hóa đơn điện tử

Biểu mẫu liên quan đến HĐĐT

Ảnh minh họa (Nguồn Internet)

1. HĐĐT là gì?

HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

HĐĐT gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. HĐĐT có giá trị pháp lý khi nào?

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.

- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3. Nguyên tắc sử dụng HĐĐT

3.1. Đối tượng được tạo HĐĐT

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT;

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định;

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

3.2. Quyết định áp dụng HĐĐT và Thông báo phát hành HĐ

Tổ chức khởi tạo HĐĐT trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Trước khi sử dụng HĐĐT, tổ chức khởi tạo HĐĐT phải lập Thông báo phát hành HĐĐT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành HĐĐT (theo Mẫu) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

3.3. Lập và gửi HĐĐT

Lập HĐĐT là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập HĐĐT:

- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa HĐĐT) thực hiện lập HĐĐT tại hệ thống phần mềm lập HĐĐT của người bán;

- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo HĐĐT) truy cập vào chương trình hệ thống lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để khởi tạo và lập HĐĐT.

Gửi HĐĐT là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ. Các hình thức gửi HĐĐT:

- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo HĐĐT) thực hiện lập HĐĐT tại hệ thống phần mềm lập HĐĐT của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên HĐĐT nhận được và truyền HĐĐT có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên.

- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để khởi tạo, lập HĐĐT bằng chương trình lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu HĐĐT đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để gửi cho người mua HĐĐT đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được HĐĐT có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên HĐĐT nhận được và gửi cho người bán HĐĐT có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

3.4. Nội dung của HĐĐT

-Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư 153/2010/TT-BTC.

-Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

-Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

-Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập HĐĐT để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên HĐĐT (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.

-Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo HĐĐT phải ghi rõ tại Thông báo phát hành HĐĐT nội dung này.

Cơ sở pháp lý: Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hân Nguyễn