Quy định quản lý, sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp

Quy định quản lý, sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp (Hình từ internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Bộ Tư pháp ban hành Quyết định 2539/QĐ-BTP năm 2022 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp, có hiệu lực từ ngày 26/12/2022.

1. Quản lý con dấu của Bộ Tư pháp

- Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ Tư pháp. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu (đối với các đơn vị có con dấu riêng) và thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị.

- Văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị. Người được giao quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị trong két sắt tại trụ sở cơ quan, đơn vị;

+ Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, đơn vị ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật;

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được lập biên bản;

+ Chỉ đóng dấu văn bản, bản sao văn bản và ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người được giao quản lý, sử dụng con dấu phải báo Thủ trưởng đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo ngay Chánh Văn phòng và cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu, kịp thời lập biên bản.

- Khi thiết bị lưu khóa bí mật không sử dụng được, người được giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật phải báo cáo với Thủ trưởng đơn vị, đồng thời phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để sửa chữa hoặc làm thủ tục đề nghị cấp mới. Trường hợp bị mất thiết bị lưu khóa bí mật, phải báo ngay Thủ trưởng đơn vị, Cục Công nghệ thông tin và cơ quan Công an nơi xảy ra mất thiết bị lưu khóa bí mật để lập biên bản.

- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

- Cá nhân được cấp thiết bị lưu khoá bí mật có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khoá bí mật, khoá bí mật và trực tiếp ký số trên văn bản theo quy định, không giao thiết bị lưu khoá bí mật của mình cho người khác sử dụng, bảo quản.

2. Sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục;

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính thực hiện theo quy định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục;

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

3. Quy định về sao văn bản của Bộ Tư pháp

- Các hình thức bản sao, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao

+ Các hình thức bản sao gồm: “Sao y”, “Sao lục”, “Trích sao”.

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Giá trị pháp lý của bản sao: Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

- Thẩm quyền sao văn bản:

+ Chánh Văn phòng Bộ ký sao các văn bản do Bộ Tư pháp ban hành. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có con dấu và tài khoản riêng ký sao các văn bản do đơn vị ban hành.

+ Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tư pháp.