Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính thì có cần lưu trữ tối thiểu 5 năm không?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính thì có cần lưu trữ tối thiểu 5 năm không?
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính là khi nào?
• Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải được lưu trữ tại đâu?

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính thì có cần lưu trữ tối thiểu 5 năm không?

Theo điểm a khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

...

Dẫn chiếu đến Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định cụ thể những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Như vậy, những tài liệu kế toán sau đây phải lưu trữ tối thiểu 5 năm:

- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Đồng thời, nếu trong những tài liệu kế toán nêu trên có tài liệu mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính thì có cần lưu trữ tối thiểu 5 năm không? (Hình từ Internet)

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính là khi nào?

Theo Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

Như vậy, thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải được lưu trữ tại đâu?

Việc lưu trữ trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

...

Theo đó, tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán.