Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền của ngành BHXH

Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền của ngành BHXH (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Ngày 25/9/2023, BHXH Việt Nam ban hành Quyết định 1333/QĐ-BHXH về việc ban hành quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành bảo hiểm xã hội Việt Nam

Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền của ngành BHXH

Cụ thể, thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, quy trình số hóa được thực hiện qua các bước như sau:

(1) Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử:

Thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

- Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu.

Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

- Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

+ Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để đảm bảo tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

+ Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

+ Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

+ Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

+ Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

+ Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

(2) Bóc tách dữ liệu:

Thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

- Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy.

Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.

- Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:

+ Mã loại giấy tờ;

+ Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của cá nhân, tổ chức).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

+ Tên giấy tờ;

+ Số, ký hiệu giấy tờ;

+ Ngày, tháng, năm cấp;

+ Cơ quan cấp giấy tờ;

+ Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

+ Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

+ Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

+ Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

+ Thời gian thực hiện bóc tách dữ liệu.

- Trường hợp số hóa giấy tờ được nêu tại khoản 1, 2 Điều 4 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết TTHC thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi được bóc tách.

- Khi TTHC được xác định giải quyết thành công, kết quả giải quyết TTHC, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

(3) Cấp mã kết quả số hóa:

Thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

- Kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã loại giấy tờ>.<số, ký hiệu giấy tờ>.

- Đối với giấy tờ là kết quả giải quyết TTHC thì mã loại giấy tờ là mã kết quả giải quyết TTHC của BHXH Việt Nam thực hiện theo Quyết định 2268/QĐ-BHXH năm 2022.

Trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 9 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH.

- Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết TTHC thì ghi theo cấu trúc: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy tờ theo quy định của BHXH Việt Nam >.<số, ký hiệu giấy tờ>

(4) Lưu kết quả số hóa:

Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

- Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được người có trách nhiệm giải quyết TTHC cập nhật, lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam.

- Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân thì được tổ chức và hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam.

- Sau khi kết quả số hóa giấy tờ đã được ký số cơ quan, lưu theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH và có giá trị pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách của giấy tờ có giá trị sử dụng như các thông tin trong giấy tờ được số hóa.

- Các thành phần hồ sơ TTHC dạng giấy sau khi số hóa được chuyển cho Phòng, bộ phận nghiệp vụ giải quyết cùng dữ liệu trên phần mềm để đảm bảo tập hợp thành một bộ hồ sơ đầy đủ.

Sau khi được giải quyết, thực hiện chuyển về bộ phận lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của BHXH Việt Nam.

Hồ sơ giấy có giá trị xác minh cao nhất trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp.

- Thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ sơ TTHC điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

(Điều 7, Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH)

Quyết định 1333/QĐ-BHXH có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.