Thủ tục lập và quản lý hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự mới nhất

Thủ tục lập và quản lý hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự mới nhất (Hình từ Internet)

Ngày 30/7/2024 Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự ban hành Quyết định 935/QĐ-TCTHADS về Quy trình lập hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự.

1. Thủ tục lập và quản lý hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự mới nhất

Theo quy định tại Điều 4 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 935/QĐ-TCTHADS năm 2024 thì Thủ tục lập và quản lý hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự như sau:

- Mở hồ sơ công việc.

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu.

- Kết thúc hồ sơ.

- Nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

2. Hướng dẫn thực hiện việc mở hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự 

Việc mở hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự được quy định cụ thể tại Điều 5 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 935/QĐ-TCTHADS như sau:

- Thời điểm mở hồ sơ công việc

Người được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ công việc ngay sau khi được phân công.

+ Cách thức mở hồ sơ giấy

++ Hình thức thể hiện: Sử dụng bìa hồ sơ công việc được thiết kế, in theo tiêu chuẩn hiện hành do cơ quan có thẩm quyền công bố.

+ Nội dung thể hiện trên bìa hồ sơ:

++ Ký hiệu hồ sơ;

++ Tiêu đề hồ sơ (ngắn gọn, rõ ràng, khái quát được nội dung công việc);

++ Thời gian bắt đầu hồ sơ;

++ Thời hạn lưu trữ hồ sơ.

- Cách thức mở hồ sơ điện tử

+ Căn cứ Danh mục hồ sơ của cơ quan, Văn phòng cơ quan hoặc người được phân công làm công tác văn phòng cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống văn bản và điều hành.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cá nhân tự cập nhật, bổ sung các hồ sơ khác phát sinh trên Hệ thống văn bản và điều hành.

+ Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống văn bản và điều hành. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Hướng dẫn thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Theo Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 935/QĐ-TCTHADS thì việc thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ được quy định như sau:

- Thời điểm thực hiện thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu

Sau khi mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

- Cách thức, yêu cầu thu thập, cập nhật tài liệu vào hồ sơ

+ Các tài liệu đưa vào hồ sơ phải là các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc, có nội dung phù hợp với công việc được giao;

+ Các tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo tiến độ thời gian thực hiện công việc và phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các tài liệu;

+ Các tài liệu trong hồ sơ phải là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

- Đối với hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật hồ sơ trên Hệ thống văn bản và điều hành và đưa các văn bản, tài liệu vào hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.

Trường hợp hồ sơ điện tử có phát sinh tài liệu giấy thì người lập hồ sơ có trách nhiệm số hóa tài liệu giấy và thu thập, bổ sung vào hồ sơ điện tử. Các tài liệu giấy được lập thành hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 935/QĐ-TCTHADS. Nội dung thể hiện trên bìa hồ sơ giấy trong trường hợp này phải trùng với các trường dữ liệu thông tin đầu vào của hồ sơ điện tử.

Xem thêm Quyết định 935/QĐ-TCTHADS có hiệu lực từ ngày 30/7/2024.