Thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức mới nhất

Thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức mới nhất (Hình ảnh từ Internet)

1. Thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức mới nhất

Theo Điều 16 Thông tư 07/2019/TT-BNV thì định kỳ trước ngày 30/6 hàng năm, cơ quan Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ viên chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình, gửi báo cáo về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Nội dung, trình tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức như sau:

- Đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý viên chức có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ viên chức theo Thông tư 07/2019/TT-BNV;

- Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ viên chức, đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ công tác quản lý đội ngũ viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị, gồm:

+ Số lượng hồ sơ lập mới (hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do bị hư hỏng, thất lạc hoặc do sửa chữa thông tin trong hồ sơ), hồ sơ viên chức bổ nhiệm, xét chuyển, biệt phái, thay đổi chức danh nghề nghiệp và hồ sơ viên chức xét chuyển thành công chức hoặc thay đổi vị trí việc làm;

+ Số lượng hồ sơ viên chức được giải quyết nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng hoặc từ trần;

+ Số lượng hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc và hồ sơ đề nghị sửa chữa thông tin trong thành phần hồ sơ gốc.

- Báo cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện phục vụ công tác quản lý hồ sơ, gồm:

+ Khu vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ viên chức;

+ Diện tích bảo quản, lưu giữ hồ sơ viên chức;

+ Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ viên chức;

- Kiến nghị, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ viên chức và mục tiêu hiện đại hoá công tác quản lý hồ sơ viên chức.

2. Quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức mới nhất

* Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:

- Lập sổ hồ sơ;

- Phân loại tài liệu;

- Lập phiếu liệt kê tài liệu;

- Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;

- Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

* Lưu giữ hồ sơ viên chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy;

- Tài liệu trong mỗi hồ sơ viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

- Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu viên chức nếu có). Ngoài ra còn lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy vi tính;

- Bảo đảm dễ bảo quản, không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

* Quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước sau đây:

- Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

- Loại bỏ những tài liệu trùng lặp hoặc thừa; chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu 1 bản; việc loại bỏ phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức và phải được lập thành biên bản, lưu trong hồ sơ gốc. Những tài liệu hư hỏng phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

- Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ viên chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập. Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hồ sơ viên chức phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản tiêu hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.

* Chế độ bảo quản hồ sơ viên chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải bảo đảm các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và các quy định sau đây:

- Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật; giá, kệ hồ sơ; bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa; thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ viên chức được lưu giữ lâu dài;

- Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

- Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể, có kế hoạch phun thuốc chống mối, mọt và chỉnh lý lại hồ sơ;

* Người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chịu trách nhiệm về việc bảo quản và quản lý hồ sơ viên chức theo quy định của Điều 15 Thông tư 07/2019/TT-BNV.

(Theo Điều 15 Thông tư 07/2019/TT-BNV)