Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và Văn thư đơn vị Bộ Giáo dục và Đào tạo

Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và Văn thư đơn vị Bộ Giáo dục và Đào tạo (Hình từ internet)

Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo

Ngày 08/11/2023, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

Theo đó, nhiệm vụ của Văn thư cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo hiện nay được quy định tại Điều 7 Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023, bao gồm:

1. Kiểm tra, tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của văn bản đến cơ quan Bộ vào Hệ thống E-Office trước khi chuyển giao văn bản.

2. Trình xin ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hoặc chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân giải quyết theo quy định trình, chuyển giao văn bản đến tại Điều 26 Tiểu mục 2 Mục 3 Chương II Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023.

3. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành.

4. Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo theo đường bưu điện và thông tin điện tử.

5. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký trên Hệ thống E-Office; quản lý văn bản lưu tại Văn thư cơ quan.

6. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức được cử đi công tác sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt.

7. Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Văn phòng và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật.

8. Giao nộp tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác văn thư do Chánh Văn phòng giao.

Nhiệm vụ của Văn thư đơn vị Bộ Giáo dục và Đào tạo

Nhiệm vụ của Văn thư đơn vị Bộ Giáo dục và Đào tạo hiện nay được quy định tại Điều 8 Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023, bao gồm:

1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của văn bản nhận từ Văn thư cơ quan hoặc các tổ chức, cá nhân khác gửi đến vào Hệ thống E-Office trước khi chuyển văn bản đến các cá nhân trong đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.

2. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến theo quy định tại Tiểu mục 2 Mục 3 Chương II Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023.

3. Đối với văn bản đi do đơn vị trực tiếp phát hành, khi nhận được văn bản có chữ ký chính thức của lãnh đạo đơn vị, Văn thư đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành; cập nhật các thông tin liên quan đến văn bản vào Hệ thống E-Office.

4. Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.

5. Trong vòng 01 (một) ngày làm việc, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi và xử lý những văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến trên Hệ thống E-Office, đồng thời phản hồi với Văn thư cơ quan về việc thiếu văn bản hoặc văn bản không toàn vẹn, đầy đủ (nếu có).

6. Đối với các đơn vị có tài khoản, con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật riêng, Văn thư đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định.

“Văn thư cơ quan” là bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính, Văn phòng. “Văn thư đơn vị” là công chức, viên chức, người lao động làm nhiệm vụ văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm tại các đơn vị - khoản 22 Điều 2 Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023.

Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 có hiệu lực từ ngày 08/11/2023 và thay thế cho Quyết định 388/QĐ-BGDĐT năm 2019.

Trịnh Thị Hồng Vân