Giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được lập thành chứng từ điện tử trên hệ thống nội bộ thì có bắt buộc phải in ra để lưu trữ trong hồ sơ kế toán không?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán là gì?
• Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán trong trường hợp nào?
• Giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được lập thành chứng từ điện tử trên hệ thống nội bộ thì có bắt buộc phải in ra để lưu trữ trong hồ sơ kế toán không?

Chứng từ kế toán là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 về khái niệm chứng từ kế toán như sau:

"Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán."

Giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được lập thành chứng từ điện tử trên hệ thống nội bộ thì có bắt buộc phải in ra để lưu trữ trong hồ sơ kế toán không?

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Điều 17 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán trong trường hợp sau:

"Điều 17. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán."

Giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được lập thành chứng từ điện tử trên hệ thống nội bộ thì có bắt buộc phải in ra để lưu trữ trong hồ sơ kế toán không?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 18 Luật Kế toán 2015 về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử như sau

"Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ."

Theo đó, chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật Kế toán 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Như vậy, pháp luật về kế toán không bắt buộc phải in chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử để lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.