Hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp theo quy định có thể được lưu trữ và bảo quản dưới những dạng nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp theo quy định có thể được lưu trữ và bảo quản dưới những dạng nào?
• Hồ sơ công chức thuộc Bộ Tư pháp được lưu dưới dạng hồ sơ giấy bao gồm những nội dung nào?
• Những hành vi nào bị nghiêm cấm trong việc quản lý hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp?

Hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp theo quy định có thể được lưu trữ và bảo quản dưới những dạng nào?

Căn cứ khoản 5 Điều 4 Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 1818/QĐ-BTP năm 2020 quy định về nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức, viên chức như sau:

Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức, viên chức

...

3. Hồ sơ công chức, viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định; chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức, viên chức.

4. Công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; những tài liệu do công chức, viên chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức xác minh, chứng nhận theo quy định.

5. Hồ sơ công chức, viên chức có thể được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử của công chức, viên chức được lập và quản lý trên Phần mềm quản lý hồ sơ theo hướng dẫn của Vụ Tổ chức cán bộ và Cục Công nghệ thông tin. Thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.

Như vậy, theo quy định trên thì hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp có thể được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới 2 dạng, đó là: hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp theo quy định có thể được lưu trữ và bảo quản dưới những dạng nào? (Hình từ Internet)

Hồ sơ công chức thuộc Bộ Tư pháp được lưu dưới dạng hồ sơ giấy bao gồm những nội dung nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 1818/QĐ-BTP năm 2020 quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ giấy của công chức, viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, viên chức, gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đinh và xã hội của công chức, viên chức được cập nhật trong quá trình công tác kể từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận và được lưu trữ dưới dạng văn bản giấy, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản, tài liệu có liên quan khác.

2. Hồ sơ điện tử của công chức, viên chức là tài liệu điện tử được hình thành trên cơ sở số hóa hồ sơ giấy của công chức, viên chức và được lưu trữ trên Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp (sau đây gọi tắt là Phần mềm quản lý hồ sơ).

3. Số hóa hồ sơ là việc nhập, quét (scan) dữ liệu có sẵn trên hồ sơ giấy nhằm chuyển dữ liệu dạng văn bản giấy sang dạng thông tin, văn bản điện tử và được lưu trữ trong hồ sơ điện tử của công chức, viên chức trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

4. Tài khoản người dùng là tên và mật khẩu để đăng nhập vào Phần mềm quản lý hồ sơ.

5. Quản lý tài khoản người dùng là việc tạo lập, cấp, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào Phần mềm quản lý hồ sơ.

...

Như vậy, hồ sơ giấy của công chức thuộc Bộ Tư pháp sẽ bao gồm những nội dung sau:

(1) Nguồn gốc xuất thân

(2) Quá trình học tập, quá trình công tác

(3) Hoàn cảnh kinh tế

(4) Phẩm chất, trình độ, năng lực

(5) Các mối quan hệ gia đinh và xã hội của công chức được cập nhật trong quá trình công tác kể từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận.

Những nội dung trên được lưu trữ dưới dạng văn bản giấy, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản, tài liệu có liên quan khác.

Những hành vi nào bị nghiêm cấm trong việc quản lý hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp?

Căn cứ Điều 5 Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 1818/QĐ-BTP năm 2020 quy định các hành vi bị nghiêm cấm như sau:

Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Sử dụng thông tin hồ sơ công chức, viên chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.

2. Cung cấp hoặc để lộ hồ sơ giấy, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.

3. Truy cập trái phép vào Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp. Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép

Như vậy, trong việc quản lý hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp thì những hành vi sau đây là bị nghiêm cấm:

(1) Sử dụng thông tin hồ sơ công chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.

(2) Cung cấp hoặc để lộ hồ sơ giấy, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.

(3) Truy cập trái phép vào Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức thuộc Bộ Tư pháp.

Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.