Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có nhiệm vụ như thế nào? Hồ sơ tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có thời hạn là bao lâu?

Nội dung chính

• Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có nhiệm vụ như thế nào?
• Hồ sơ tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có thời hạn là bao lâu?
• Thủ tục bên nhận hồ sơ tài liệu đối với tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính được thực hiện như thế nào?

Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có nhiệm vụ như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 6 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016, có quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

…

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: Hàng năm cán bộ công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, theo quy định sau:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b) Phối hợp với các bộ phận liên quan và cán bộ công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế và lập Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu;

f) Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

…

Như vậy, theo quy định trên thì Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có nhiệm vụ như sau:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp với các bộ phận liên quan và cán bộ công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế và lập Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu;

- Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Lưu trữ cơ quan (Hình từ Internet)

Hồ sơ tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có thời hạn là bao lâu?

Căn cứ tại điểm a khoản 3 Điều 6 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016, có quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

…

3. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử)

a) Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu và các vật mang tin khác vào kho lưu trữ cơ quan. Riêng đối với tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán hoặc tất toán tài khoản dự án đầu tư.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, đơn vị đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao (bao gồm cả những hồ sơ chưa được đề cập đến trong Danh mục hồ sơ dự kiến nhưng phát sinh trong năm đã được giao giải quyết), trừ những loại hồ sơ sau không phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan:

- Hồ sơ nguyên tắc dưới dạng các văn bản chụp dấu đen được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân như: Luật, Nghị định, Thông tư lấy từ trên mạng.

- Hồ sơ công việc chưa giải quyết xong.

- Tài liệu để tham khảo.

…

Như vậy, theo quy định trên thì hồ sơ tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có thời hạn là:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu và các vật mang tin khác vào kho lưu trữ cơ quan. Riêng đối với tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán hoặc tất toán tài khoản dự án đầu tư.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, đơn vị đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Thủ tục bên nhận hồ sơ tài liệu đối với tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại điểm a khoản 4 Điều 6 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016, có quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

…

4. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với tài liệu lưu trữ và vật mang tin khác

a) Trách nhiệm đối với bên giao:

- Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu Phụ lục I. Cách lập hồ sơ, thống kê Mục lục hồ sơ được quy định cụ thể tại Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ Tài chính quy định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ.

- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho lưu trữ của cơ quan để làm thủ tục giao nộp.

b) Trách nhiệm đối với bên nhận:

Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu thống nhất với Bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tiếp nhận và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo mẫu Phụ lục II.

c) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.

…

Như vậy, theo quy định trên thì thủ tục bên nhận hồ sơ tài liệu đối với tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính được thực hiện như sau:

- Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu thống nhất với Bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Tiếp nhận và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.