Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng? Chi phí thuê văn phòng có được xem là chi phí hợp lý?

Nội dung chính

• Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng?
• Chi phí thuê văn phòng có được xem là chi phí hợp lý?
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn như thế nào?

Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng?

Hiện nay, Bộ luật Dân sự 2015, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan không có quy định cụ thể về Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng.

Theo đó, Doanh nghiệp có thể tự xây dựng, thiết kế Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình.

Hoặc Doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng dưới dây:

A. Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng: Mẫu 1

Tải về Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng - Mẫu 1

B. Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng: Mẫu 2

Tải về Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng - Mẫu 2

Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng? Chi phí thuê văn phòng có được xem là chi phí hợp lý? (Hình từ Internet)

Chi phí thuê văn phòng có được xem là chi phí hợp lý?

Căn cứ tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

...

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

...

2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

2.16. Phần chi phí thuê tài sản cố định vượt quá mức phân bổ theo số năm mà bên đi thuê trả tiền trước.

Ví dụ 10: Doanh nghiệp A thuê tài sản cố định trong 4 năm với số tiền thuê là: 400 triệu đồng và thanh toán một lần. Chi phí thuê tài sản cố định được hạch toán vào chi phí hàng năm là 100 triệu đồng. Chi phí thuê tài sản cố định hàng năm vượt trên 100 triệu đồng thì phần vượt trên 100 triệu đồng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi các khoản chi phí để có các tài sản không thuộc tài sản cố định: chi về mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại, lợi thế kinh doanh, quyền sử dụng thương hiệu... thì các khoản chi này được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh nhưng tối đa không quá 03 năm.

Trường hợp doanh nghiệp có góp vốn bằng giá trị lợi thế kinh doanh, giá trị quyền sử dụng thương hiệu thì giá trị lợi thế kinh doanh, giá trị quyền sử dụng thương hiệu góp vốn không tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

...

Như vậy, điều kiện để chi phí thuê văn phòng được xem là chi phí hợp lý là:

- Phải là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Không thuộc các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lưu ý: trong trường hợp hóa đơn điện nước đứng tên chủ nhà cho thuê thì để có thể đưa khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp cho chủ nhà cho thuê văn phòng phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh

- Hợp đồng thuê văn phòng ghi rõ bên nào thanh toán hóa đơn điện nước

- Không thuộc các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn như thế nào?

Căn cứ tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa về hóa đơn, chứng từ hợp pháp như sau:

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trong đó:

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.