Từ ngày 01/7/2022, bắt buộc phải có các nội dung nào trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Nội dung chính

• Chứng từ là gì? Chứng từ điện tử là gì?
• Có bao nhiêu loại chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP?
• Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN được quy định như thế nào?
• Bắt buộc phải có các nội dung nào trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?
• Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Chứng từ là gì? Chứng từ điện tử là gì?

Theo khoản 4 và khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì chứng từ và chứng từ điện tử được hiểu như sau:

"Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế."

Bắt buộc phải có các nội dung nào trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP?

Có bao nhiêu loại chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP?

Theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các loại chứng từ được quy định như sau:

"Điều 30. Loại chứng từ

1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

b) Biên lai gồm:

b.1) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

b.2) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

b.3) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

2. Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện."

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN được quy định như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì định dạng chứng từ điển tử khấu trừ thuế TNCN như sau:

"Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử

...

2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử"

Bắt buộc phải có các nội dung nào trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung trên chứng từ thuế TNCN điện tử sẽ phải có các nội dung sau:

"Điều 32. Nội dung chứng từ

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số."

Như vậy, các nội dung nêu trên bắt buộc phải có trên chứng từ thuế TNCN điện tử.

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

"Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó."

Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực từ 01/07/2022.