Trình tự quản lý văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào? Văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được chuyển phát khi nào?

Nội dung chính

• Trình tự quản lý văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào?
• Văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được chuyển phát khi nào?
• Văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được đính chính trong những trường hợp nào?

Trình tự quản lý văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 16 Quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 455/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về trình tự quản lý văn bản đi như sau:

Trình tự quản lý văn bản đi

Phòng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi đóng dấu, phát hành. Tất cả văn bản do Ủy ban phát hành, văn bản ký thừa lệnh Lãnh đạo Ủy ban (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi:

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi.

- Kiểm tra văn bản đi, đảm bảo việc giao, nhận và xử lý kịp thời những vướng mắc, chậm trễ trong việc giao nhận văn bản.

Như vậy, theo quy định trên thì trình tự quản lý văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như sau:

- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi:

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi.

- Kiểm tra văn bản đi, đảm bảo việc giao, nhận và xử lý kịp thời những vướng mắc, chậm trễ trong việc giao nhận văn bản.

Trình tự quản lý văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được chuyển phát khi nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 455/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về chuyển phát, đính chính và Scan văn bản đi như sau:

Chuyển phát, đính chính và Scan văn bản đi

1. Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.

Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Ủy ban hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và tại Khoản 3 Thông tư 12/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an và Quyết định số 494/QĐ-UBDT ngày 24 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc.

…

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đi của Ủy ban Dân tộc phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

Văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được đính chính trong những trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 455/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về chuyển phát, đính chính và Scan văn bản đi như sau:

Chuyển phát, đính chính và Scan văn bản đi

…

2. Đính chính văn bản đi

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

…

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đi của Ủy ban Dân tộc được đính chính trong những trường hợp sau:

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.