Trong các hoạt động tài chính, chứng từ giấy có thể chuyển đổi thành chứng từ điện tử và ngược lại hay không?

Nội dung chính

• Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính có gì khác so với các loại chứng từ điện tử còn lại?
• Điều kiện để chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử là gì?
• Chứng từ điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy cần đáp ứng điều kiện gì?
• Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị pháp lý như bản gốc hay không?

Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính có gì khác so với các loại chứng từ điện tử còn lại?

Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính

Trước tiên, cần hiểu rõ khái niệm chứng từ điện tử là gì. Căn cứ khoản 3 Điều 3 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:

"3. “Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính” (gọi tắt là “chứng từ điện tử”) là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử khi thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; bao gồm chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các loại thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành."

Có thể thấy, chứng từ điện tử là các thông tin được trao đổi khi thực hiện các giao dịch liên quan đến lĩnh vực tài chính, bao gồm nhiều loại chứng từ cụ thể như trên.

Điều kiện để chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử là gì?

Căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, chứng từ giấy được chuyển đổi sang chứng từ điện tử nếu đáp ứng được các điều kiện sau:

- Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy;

- Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 của Nghị định 165/2018/NĐ-CP.

Theo đó, nếu đáp ứng được các điều kiện nêu trên, chứng từ giấy sẽ được chuyển đổi sang chứng từ điện tử thông qua 2 phương thức sau:

- Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc

- Nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.

Căn cứ vào những quy định trên, có thể thấy trong hoạt động tài chính, chứng từ giấy có thể được chuyển đổi sang chứng từ điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên.

Chứng từ điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy cần đáp ứng điều kiện gì?

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, chứng từ điện tử để chuyển đổi sang chứng từ giấy cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

- Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

- Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

- Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

- Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành còn quy định cụ thể về trường hợp chuyển đổi này như sau:

"1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể in chứng từ điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và chủ quản hệ thống thông tin có thể in chứng từ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu chủ quản hệ thống thông tin xác nhận việc thực hiện giao dịch điện tử dưới dạng giấy để xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận này khi được thực hiện tại cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định, trình tự, thủ tục về cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin."

Theo đó, chứng từ điện từ có thể chuyển đổi sang chứng từ giấy khi đáp ứng được các điều kiện luật định.

Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị pháp lý như bản gốc hay không?

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP như sau:

"Điều 5. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử.

2. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

a) Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

b) Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

c) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử."

Đồng thời, khoản 3 Điều 6 Nghị định 165/2018/NĐ-CP cũng có quy định:

"Điều 6. Chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử

...

3. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác."

Có thể thấy, chứng từ điện tử có giá trị như bản gốc khi thực hiện một trong số các biện pháp luật định nêu trên và nếu pháp luật chuyên ngành không có quy định gì khác, chứng từ điện tử khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy sẽ có giá trị như chứng từ giấy đó.

Như vậy, pháp luật hiện hành quy định trong hoạt động tài chính, chứng từ giấy được chuyển đổi sang chứng từ điện tử và ngược lại. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử ngang bằng với bản gốc khi thực hiện một trong các biện pháp theo quy định của pháp luật.