Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào?

Nội dung chính

• Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào?
• Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải bảo đảm những yêu cầu gì?
• Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?

Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 18 Quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 336/QĐ-TANDTC năm 2014 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức

1. Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: Lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức theo vần tên A, B, C và theo đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: Họ và tên; các bí danh; ngày tháng năm sinh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có).

...

Như vậy, theo quy định, việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:

(1) Lập sổ hồ sơ;

(2) Phân loại tài liệu;

(3) Lập phiếu liệt kê tài liệu;

(4) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;

(5) Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào? (Hình từ Internet)

Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải bảo đảm những yêu cầu gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 336/QĐ-TANDTC năm 2014 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức

...

2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức theo vần tên A, B, C và theo đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: Họ và tên; các bí danh; ngày tháng năm sinh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có).

d) Việc lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp và lưu dưới dạng tập tin trong máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, bảo đảm an toàn và chính xác.

...

Như vậy, theo quy định, khi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

(1) Sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức theo vần tên A, B, C và theo đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

(2) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.

(3) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: Họ và tên; các bí danh; ngày tháng năm sinh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có).

(4) Việc lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp và lưu dưới dạng tập tin trong máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, bảo đảm an toàn và chính xác.

Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 18 Quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 336/QĐ-TANDTC năm 2014 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức

...

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện như sau:

a) Thường xuyên kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.

4. Việc phục chế hoặc sao chép lại nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng được thực hiện như sau:

a) Đối với hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ khi phát hiện tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, Vụ Tổ chức - Cán bộ, báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao về việc phục chế nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao, Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ trực tiếp chỉ đạo đơn vị chức năng thực hiện phục chế hoặc sao chép lại nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều này.

...

Như vậy, theo quy định, quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân được thực hiện như sau:

(1) Thường xuyên kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.

(2) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản.

Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.