Việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan được thực hiện theo trình tự thế nào?

Nội dung chính

• Việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan được thực hiện theo trình tự thế nào?
• Các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được phục hồi, xử lý theo phương pháp nào?
• Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất được quy định thế nào?

Việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan được thực hiện theo trình tự thế nào?

Căn cứ Điều 7 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế toán như sau:

Trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế toán

1. Ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế toán bị huỷ hoại trong năm hiện tại.

2. Tiếp tục phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán của các năm trước liền kề năm hiện tại.

Theo quy định trên, việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan được thực hiện theo trình tự ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế toán bị huỷ hoại trong năm hiện tại.

Và sau đó tiếp tục phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán của các năm trước liền kề năm hiện tại.

Tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được phục hồi, xử lý theo phương pháp nào?

Theo Điều 11 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được như sau:

Phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được

1. Chứng từ kế toán:

Sau khi tiến hành phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể đọc được, lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận sao y bản chính vào bản sao chụp; Phân loại, đóng thành tập như các chứng từ kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý và của các bên có liên quan. Trong trường hợp này chứng từ sao chụp được coi là chứng từ pháp lý của đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

2. Sổ kế toán:

Sau khi phục hồi, xử lý, tiến hành sao chụp lại, tiến hành ký xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này. Riêng sổ kế toán năm hiện tại (năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại) sau khi sao chụp xong phải tiến hành khoá sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại để làm căn cứ chuyển số liệu sang sổ kế toán mới.

3. Báo cáo tài chính:

Tiến hành sao chụp lại toàn bộ các báo cáo tài chính và thực hiện xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này.

4. Những tài liệu kế toán bị huỷ hoại nhưng vẫn có thể sử dụng được, sau khi phục hồi, xử lý được lập bảng kê theo từng loại, có xác nhận của Ban phục hồi, xử lý và tiếp tục lưu trữ cùng các tài liệu mới sao chụp lại.

5. Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ của đơn vị sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các đơn vị có liên quan, đơn vị tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán đã phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê, báo cáo với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, các tổ chức chính trị, đoàn thể, xã hội.

Theo đó, các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được phục hồi, xử lý theo những phương pháp được quy định tại Điều 11 nêu trên.

Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất được quy định thế nào?

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 96/2010/TT-BTC về phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất như sau:

Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất

1. Đối với tài liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại không thể sử dụng được, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải liên hệ với cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xin sao chụp lại toàn bộ tài liệu này và phải có xác nhận của đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu để sao chụp.

2. Dựa vào báo cáo tài chính và các tài liệu kế toán khác ở thời điểm gần nhất còn lưu ở cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xác định số dư của từng tài khoản đến thời điểm lập báo cáo. Căn cứ số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ ở thời điểm kiểm kê sau khi bị thiệt hại, số liệu xác nhận, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả với các đơn vị có liên quan, đơn vị xác định lại số dư các tài khoản đến thời điểm sau khi bị thiệt hại làm căn cứ chuyển vào sổ kế toán mới.

3. Đối với những tài liệu, số liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn không có tài liệu khác để sao chụp thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán lập tờ khai và xác nhận. Trường hợp này phải có xác nhận của ít nhất 02 người thuộc Ban phục hồi, xử lý (Trưởng Ban và 01 thành viên Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán) và có thể là một trong các đại diện cơ quan quản lý liên quan (nếu có). Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về các xác nhận của mình.

4. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn mà không còn tài liệu để sao chụp, đơn vị kế toán phải dựa vào số liệu, kết quả kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ sau khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ của các đơn vị có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế toán mới. Đơn vị kế toán lập lại báo cáo tài chính sau khi phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để nộp lên cấp trên.

Như vậy, phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất được thực hiện theo quy định tại Điều 12 nêu trên.