Mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên mới nhất 2023

Mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên mới nhất 2023

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Theo khoản 1 Điều 102 Luật Nhà ở 2014, hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự.

Cụ thể, hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định các nội dung theo quy định khi có đủ điều kiện theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.

(Khoản 2 Điều 102 Luật Nhà ở 2014)

2. Mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên mới nhất 2023

Quý khách hàng có thể tham khảo Mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên theo mẫu dưới đây:

Mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên

Trong đó, mẫu biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên có thể chia thành 04 phần:

- Phần thời gian, địa điểm và thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư thường niên

- Phần khai mạc Hội nghị nhà chung cư thường niên có các nội dung sau: 

+ Báo cáo số lượng đại biểu

+ Kết quả thông qua quy chế biểu quyết và chương trình làm việc tại Hội nghị nhà chung cư thường niên

+ Kết quả thông qua số lượng, danh sách đoàn chủ tịch, ban thẩm tra và ban thư ký trong Hội nghị nhà chung cư thường niên

- Phần thể hiện tiến trình Hội nghị nhà chung cư thường niên

+ Các nội dung báo cáo trong Hội nghị nhà chung cư thường niên

+ Tổng hợp các ý kiến thảo luận trong Hội nghị nhà chung cư thường niên

+ Danh sách bầu thành viên Ban quản trị nhiệm kỳ

+ Kết quả biểu quyết và thông qua các nội dung trong Hội nghị nhà chung cư thường niên, có thể là các dự thảo văn bản sau đây:

(i) Dự thảo thông qua quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư

(ii) Dự thảo thông qua quy chế bầu Ban quản trị

(iii) Dự thảo thông qua quy chế tổ chức, hoạt động Ban quản trị

(iv) Dự thảo thông qua quy chế thu, chi tài chính Ban quản trị

(v) Dự thảo thông qua nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư

(vi) Dự thảo thông qua ngân sách hoạt động nhà chung cư năm 20..

(vii) Dự thảo thông qua kế hoạch bảo trì nhà chung cư năm 20..

(viii) Thông qua lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư

(ix) Thông qua mức giá quản lý, vận hành nhà chung cư

…….

- Phần nội dung thông qua Hội nghị nhà chung cư thường niên

* Lưu ý: Các phần trên có thể thay đổi tùy thuộc vào nội dung tiến hành tổ chức Hội nghị chung cư thường niên.

3. Điều kiện tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên

Để có thể tiến hành tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên, tùy thuộc vào nội dung của Hội nghị thì điều kiện bắt buộc sẽ khác nhau.

Cụ thể tại khoản 1, 2, 3 Điều 15 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/BXD quy định về điều kiện tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên như sau:

(1) Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất. Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư thường niên có các nội dung sau đây:

(i) Nghe báo cáo kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;

(ii) Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau;

(iii) Nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;

(iv) Quyết định các nội dung khác theo quy định tại Điều 102 Luật Nhà ở 2014 (nếu có).

(2) Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư mà kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự:

(i) Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư;

(ii) Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;

(iii) Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 26 hoặc bầu thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều 26 ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/BXD.

(3) Đối với hội nghị cụm nhà chung cư thường niên mà kết hợp quyết định bầu Trưởng ban quản trị hoặc quyết định các vấn đề quy định tại Điểm b, Điểm d Khoản 1 Điều 14 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/BXD thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự.