Mẫu sổ địa chính điện tử đăng ký thửa đất (Mẫu số 01-ĐK) và cách ghi

Mẫu sổ địa chính điện tử đăng ký thửa đất (Mẫu số 01-ĐK) và cách ghi

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Sổ địa chính điện tử là gì?

Theo khoản 3 Điều 21 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, Sổ địa chính điện tử là sổ địa chính được lập ở dạng số, được Thủ trưởng cơ quan đăng ký đất đai ký duyệt bằng chữ ký điện tử theo quy định và được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu địa chính theo mẫu cụ thể.

2. Mẫu sổ địa chính điện tử đăng ký thửa đất (Mẫu số 01-ĐK) và cách ghi

Mẫu sổ địa chính điện tử đăng ký thửa đất được thực hiện theo Mẫu số 01-ĐK ban hành kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Mẫu sổ địa chính điện tử đăng ký thửa đất (Mẫu số 01-ĐK)

* Hướng dẫn cách ghi mẫu sổ địa chính điện tử đăng ký thửa đất (Mẫu số 01-ĐK)

(1) Thửa đất: để thể hiện thông tin cơ bản của thửa đất bao gồm:

1.1 Số thửa: thể hiện như quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 13; Điểm a Khoản 2 Điều 14 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

1.2 Số tờ bản đồ: thể hiện như quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 13 và Điểm b Khoản 2 Điều 14 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

1.3 Địa chỉ thửa đất: thể hiện như quy định tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

1.4 Diện tích: thể hiện như quy định tại Khoản 4 Điều 13 và Khoản 4 Điều 14 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

1.5 Tài liệu đo đạc sử dụng: thể hiện như quy định tại Khoản 5 Điều 13 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

(2) Người sử dụng đất/Người quản lý đất: Lựa chọn loại đối tượng đăng ký để thể hiện, nếu là người sử dụng đất đăng ký thì thể hiện “Người sử dụng đất”; nếu là người quản lý đất thì thể hiện “Người quản lý đất”.

2.1 Người thứ nhất: Nội dung thông tin lần lượt thể hiện tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân và địa chỉ của người đó theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 15 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

2.2. Người thứ hai: được ghi đối với trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng chung thửa đất với người sử dụng đất tại Điểm 2.1.

Nội dung thể hiện lần lượt từng người sử dụng đất (“Người thứ hai:”; “Người thứ ba:”;...) và các thông tin về từng người như quy định đối với người sử dụng đất thứ nhất tại Điểm 2.1.

Trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng đất mà chưa xác định được hết tên người cùng sử dụng thì thể hiện thông tin của những người đã xác định và tại cuối của điểm này thể hiện: “Còn một số người cùng sử dụng đất chưa xác định”.

(3) Quyền sử dụng đất/quyền quản lý đất: lựa chọn một trong hai loại quyền để thể hiện tương ứng với loại đối tượng đăng ký tại Mục 2;

Nếu đăng ký cho người sử dụng đất thì thể hiện “Quyền sử dụng đất”, nếu đăng ký cho người được Nhà nước giao quản lý đất thì thể hiện “Quyền quản lý đất”.

3.1. Hình thức sử dụng: Hình thức sử dụng đất được thể hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

3.2. Loại đất:

Thể hiện theo mục đích sử dụng đất được Nhà nước giao, cho thuê, công nhận quyền sử dụng, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc được Nhà nước giao quản lý; trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất mà không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận hoặc không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện loại đất theo mục đích sử dụng hiện trạng tại thời điểm đăng ký.

Loại đất được thể hiện bằng tên theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT. Ví dụ: Đất chuyên trồng lúa nước.

Trường hợp thửa đất sử dụng đồng thời vào nhiều mục đích khác nhau (không phân biệt ranh giới sử dụng giữa các mục đích) thì thể hiện lần lượt các mục đích sử dụng đó. Ví dụ: Đất chuyên trồng lúa nước; Đất nuôi trồng thủy sản.

Trường hợp thửa đất sử dụng đồng thời vào nhiều mục đích mà trong đó có mục đích chính, mục đích phụ theo quyết định giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc theo đăng ký của người sử dụng đất thì phải ghi chú thêm “là chính” hoặc “là phụ)” trong ngoặc đơn ( ) sau từng mục đích. Ví dụ: Đất chuyên trồng lúa nước (là chính); Đất nuôi trồng thủy sản (là phụ).

Trường hợp thửa đất có nhiều mục đích sử dụng khác nhau mà xác định được diện tích theo từng mục đích sử dụng thì thể hiện từng mục đích sử dụng và diện tích kèm theo. Ví dụ: Đất ở đô thị 200m²; Đất trồng cây lâu năm 300m².

3.3. Thời hạn sử dụng/quản lý: Nội dung thông tin thể hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 16 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

3.4. Nguồn gốc sử dụng: Nguồn gốc sử dụng đất được thể hiện bằng tên gọi và mã (ký hiệu) đối với từng loại nguồn gốc trong các trường hợp như quy định tại Khoản 4 Điều 16 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

3.5. Nghĩa vụ tài chính: Nội dung thông tin về tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai thể hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 16 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

3.6. Hạn chế sử dụng: Nội dung thông tin về hạn chế quyền sử dụng đất thể hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều 16 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

3.7. Quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề: Nội dung quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề thể hiện theo quy định tại Khoản 7 Điều 16 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

(4) Tài sản gắn liền với đất

4.1. Tài sản thứ nhất

(i) Tên loại tài sản

+ Trường hợp nhà ở thì thể hiện loại nhà: Nhà ở riêng lẻ; Nhà chung cư;

+ Trường hợp công trình xây dựng thì thể hiện tên công trình theo quyết định giao đất hoặc quy hoạch xây dựng chi tiết hoặc dự án đầu tư hoặc giấy phép đầu tư hoặc giấy phép xây dựng của cấp có thẩm quyền;

Trường hợp công trình có nhiều hạng mục khác nhau thì lần lượt thể hiện tên từng hạng mục chính của công trình theo quyết định giao đất hoặc quyết định phê duyệt quy hoạch xây dựng chi tiết hoặc dự án đầu tư được duyệt.

(ii) Đặc điểm của tài sản: Đặc điểm của tài sản thể hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

(iii) Chủ sở hữu tài sản thứ nhất: Nội dung thông tin chủ sở hữu tài sản lần lượt thể hiện tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân và địa chỉ của người đó theo quy định tại các Khoản 2, 3 và 4 Điều 15 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT;

Trường hợp chủ sở hữu tài sản đồng thời là người sử dụng đất thì thể hiện thêm: “Đồng thời là người sử dụng đất”.

Trường hợp nhà chung cư để bán hoặc bán kết hợp cho thuê thì khi đăng ký bán căn hộ đầu tiên phải thể hiện thêm: “Của các chủ sở hữu căn hộ chung cư được thể hiện chi tiết tại phần đăng ký căn hộ chung cư”.

+ Hình thức sở hữu thể hiện thông tin theo quy định tại Khoản 3 Điều 17 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT;

+ Thời hạn được sở hữu thể hiện thông tin theo quy định tại Khoản 4 Điều 17 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT;

(iv) Chủ sở hữu tài sản thứ hai

+ Chỉ thể hiện đối với trường hợp tài sản tại điểm 4.1 có nhiều chủ cùng sở hữu;

+ Nội dung thông tin của các chủ sở hữu được thể hiện lần lượt như đối với chủ sở hữu thứ nhất tại (iii);

(v) Trường hợp tài sản có nhiều chủ cùng sở hữu mà chưa xác định được hết tên người cùng sở hữu thì thể hiện thông tin của những người đã xác định được; tại điểm cuối cùng của điểm 4.1 thể hiện: “Còn một số người khác cùng sở hữu tài sản nhưng chưa xác định được”.

4.2. Tài sản thứ hai: Thể hiện đối với trường hợp có nhiều tài sản và các thông tin được thể hiện như tài sản thứ nhất tại điểm 4.1.

Trường hợp tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận mà thửa đất không có tài sản gắn liền với đất hoặc có tài sản gắn liền với đất nhưng người sử dụng đất (đồng thời là chủ sở hữu tài sản) chưa có nhu cầu chứng nhận quyền sở hữu tài sản hoặc có đề nghị chứng nhận quyền sở hữu tài sản nhưng không đủ điều kiện chứng nhận thì tại điểm ghi về tài sản gắn liền với đất trên được thể hiện bằng dấu “-/-”. Ví dụ: “Tài sản thứ 1: -/-”.

(5) Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất

5.1. Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: thể hiện ngày tháng năm cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu hợp lệ;

5.2. Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: thể hiện ngày tháng năm cơ quan đăng ký nhập thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất vào sổ địa chính;

5.3. Giấy tờ về nguồn gốc sử dụng, sở hữu: thể hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Các loại giấy tờ pháp lý thể hiện phải được liên kết (có đường dẫn) với hồ sơ quét.

5.4. Giấy chứng nhận: thể hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Số seri phát hành của Giấy chứng nhận phải được liên kết (có đường dẫn) với bản lưu Giấy chứng nhận (bản quét).

5.5. Hồ sơ thủ tục đăng ký số: thể hiện số thứ tự của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 30 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Số hồ sơ đăng ký phải được liên kết (có đường dẫn) với hồ sơ quét quy định tại Khoản 4 Điều 23 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

(6) Cập nhật, chỉnh lý biến động sổ địa chính được thực hiện như sau

6.1. Trường hợp biến động tách thửa để tạo thành các thửa đất mới thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” của trang đăng ký thửa đất trước khi tách ghi “Tách thành các thửa đất số ... (ghi lần lượt số thứ tự thửa đất được tách ra từ thửa đất cũ), theo hồ sơ số ... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

Lập trang sổ mới để đăng ký cho các thửa đất mới tách theo quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 Mục II Hướng dẫn ban hành kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT và tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” của các trang sổ địa chính mới thể hiện “Tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách ra) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”.

Trường hợp tách thửa đồng thời với chuyển quyền sử dụng đất thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” trên trang đăng ký đối với thửa đất mới tách ghi “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,...) của... (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền); tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách ra để chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

6.2. Trường hợp hợp thửa để tạo thành thửa đất mới thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” của trang đăng ký các thửa đất trước khi hợp thửa ghi “Hợp với thửa đất số …, ..., ..., thành thửa đất số... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

Lập trang sổ mới để đăng ký cho thửa đất mới hợp theo quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 Mục II Hướng dẫn ban hành kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT và tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” thể hiện “Hợp từ các thửa đất số... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”.

Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất hoặc hợp nhất quyền sử dụng đất đồng thời với hợp thửa đất thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” trên trang đăng ký đối với thửa đất mới hợp thành ghi “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế, ... hoặc hợp nhất quyền sử dụng đất) và hợp nhất thửa đất từ các thửa số ... của... (ghi lần lượt số thửa và tên của bên chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”.

6.3. Trường hợp đăng ký biến động mà không tạo thành thửa đất mới thì cập nhật thông tin mới thay đổi vào nội dung tương ứng trên trang đăng ký của thửa đất có biến động để thay thế các thông tin cũ theo quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 Mục II Hướng dẫn ban hành kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT; tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” thể hiện như sau:

- Thời điểm đăng ký: thể hiện thông tin ngày tháng năm cập nhật, chỉnh lý biến động vào sổ địa chính.

- Nội dung thay đổi và cơ sở pháp lý: thể hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.