Hướng dẫn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự mới nhất

Hướng dẫn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự mới nhất (Hình từ Internet)

Ngày 30/7/2024 Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự ban hành Quyết định 935/QĐ-TCTHADS về Quy trình lập hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự.

1. Hướng dẫn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự mới nhất 

Theo quy định cụ thể tại Điều 8 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 935/QĐ-TCTHADS thì việc nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự như sau:

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

- Thời hạn thu nộp hồ sơ

Trong thời hạn 01 năm, tính từ năm công việc kết thúc, người lập hồ sơ công việc phải thực hiện nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

- Thủ tục thu nộp

+ Đối với hồ sơ giấy

++ Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

++ Khi tiếp nhận hồ sơ, Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu tài liệu thực tế với Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ; trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ không đạt yêu cầu thì đề nghị đơn vị, cá nhân tiếp tục bổ sung, hoàn thiện.

+ Đối với hồ sơ điện tử

++ Cá nhân sau khi kết thúc hồ sơ phải thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống văn bản và điều hành.

++ Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ; đồng thời, thực hiện biện pháp sao lưu dự phòng dữ liệu.

++ Trường hợp hồ sơ điện tử có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả vào Lưu trữ cơ quan.

2. Hướng dẫn thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Theo Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 935/QĐ-TCTHADS thì việc thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ được quy định như sau:

- Thời điểm thực hiện thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu

Sau khi mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

- Cách thức, yêu cầu thu thập, cập nhật tài liệu vào hồ sơ

+ Các tài liệu đưa vào hồ sơ phải là các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc, có nội dung phù hợp với công việc được giao;

+ Các tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo tiến độ thời gian thực hiện công việc và phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các tài liệu;

+ Các tài liệu trong hồ sơ phải là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

- Đối với hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật hồ sơ trên Hệ thống văn bản và điều hành và đưa các văn bản, tài liệu vào hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.

Trường hợp hồ sơ điện tử có phát sinh tài liệu giấy thì người lập hồ sơ có trách nhiệm số hóa tài liệu giấy và thu thập, bổ sung vào hồ sơ điện tử. Các tài liệu giấy được lập thành hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 935/QĐ-TCTHADS. Nội dung thể hiện trên bìa hồ sơ giấy trong trường hợp này phải trùng với các trường dữ liệu thông tin đầu vào của hồ sơ điện tử.

Xem thêm Quyết định 935/QĐ-TCTHADS có hiệu lực từ ngày 30/7/2024.