Quy trình cập nhật Dữ liệu báo cáo trong hoạt động kiểm toán từ 28/10/2024

Quy trình cập nhật Dữ liệu báo cáo trong hoạt động kiểm toán từ 28/10/2024 (Hình từ internet)

Ngày 28/10/2024, Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quyết định 1749/QĐ-KTNN về Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, dự toán kinh phí phục vụ hoạt động kiểm toán.

Quy trình cập nhật Dữ liệu báo cáo trong hoạt động kiểm toán từ 28/10/2024

Theo Điều 10 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1749/QĐ-KTNN quy định quy trình cập nhật Dữ liệu báo cáo bao gồm trình tự các bước sau:

Bước 1: Phân công nhiệm vụ cập nhật: Thủ trưởng đơn vị thực hiện phân công nhiệm vụ cập nhật Dữ liệu báo cáo trong đơn vị.

Bước 2: Đôn đốc, thu thập: đơn vị chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu thực hiện rà soát, đôn đốc, thu thập Dữ liệu báo cáo của các đơn vị được kiểm toán, cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động kiểm toán, chỉ yêu cầu các đơn vị được kiểm toán, cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động kiểm toán cung cấp thông tin chưa có trên phần mềm hoặc những thông tin bổ sung, thay đổi.

Bước 3: Phân loại: Dữ liệu báo cáo phải được phân loại theo từng loại báo cáo của từng đơn vị được kiểm toán, cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động kiểm toán để đảm bảo lưu trữ đầy đủ dữ liệu theo từng phiên bản trên phần mềm.

Bước 4: Số hóa tài liệu: đối với tài liệu bản giấy được quét bằng thiết bị scan đảm bảo đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu điện tử quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV. 

Lưu ý: Đối với tài liệu bản điện tử thì không cần thực hiện bước này.

Bước 5: Cập nhật các trường thông tin: thực hiện cập nhật các trường thông tin Dữ liệu báo cáo chi tiết theo Phụ lục II tại Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1749/QĐ-KTNN năm 2024.

Bước 6: Chuyển đổi dữ liệu: chuyển đổi, nhận dạng dữ liệu từ dạng file văn bản định dạng ảnh sang dạng file văn bản (qua công cụ nhận dạng) phục vụ việc tìm kiếm thông tin trong nội dung tài liệu.

Bước 7: Kiểm tra dữ liệu: công chức được giao cập nhật Dữ liệu báo cáo kiểm tra dữ liệu được cập nhật trên phần mềm đảm bảo đầy đủ, chính xác theo từng phiên bản.

Đối với Dữ liệu báo cáo đã được tạo ra dưới định dạng điện tử trong quá trình tác nghiệp trên các phần mềm nghiệp vụ sẽ được đồng bộ tự động từ phần mềm nghiệp vụ về phần mềm Cơ sở dữ liệu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, dự toán kinh phí phục vụ hoạt động kiểm toán.

Nguyên tắc cập nhật, khai thác Dữ liệu báo cáo trên phần mềm Cơ sở dữ liệu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, dự toán kinh phí phục vụ hoạt động kiểm toán

Việc cập nhật, khai thác Dữ liệu báo cáo trên phần mềm Cơ sở dữ liệu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, dự toán kinh phí phục vụ hoạt động kiểm toán phải đảm bảo nguyên tắc sau: 

- Việc cập nhật Dữ liệu báo cáo trên phần mềm phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời phục vụ cho hoạt động kiểm toán và phải được thực hiện theo đúng thời gian, trình tự quy định tại Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1749/QĐ-KTNN năm 2024.

- Đơn vị chịu trách nhiệm thu thập Dữ liệu báo cáo có nhiệm vụ thực hiện cập nhật vào phần mềm.

- Việc cập nhật, khai thác Dữ liệu báo cáo trong hoạt động của Kiểm toán nhà nước phải tuân thủ quy định về đảm bảo an toàn thông tin an ninh mạng, bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán nhà nước và pháp luật hiện hành.

(Điều 8 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1749/QĐ-KTNN năm 2024)