Điều kiện chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu từ ngày 01/7/2024

Điều kiện chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu từ ngày 01/7/2024 (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Từ ngày 01/07/2024, Luật Giao dịch điện tử 2023 sẽ chính thức có hiệu lực thi hành và thay thế cho Luật Giao dịch điện tử 2005.

Điều kiện chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu từ ngày 01/7/2024

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Trong đó, phương tiện điện tử là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự.

Theo đó, để chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu thì cần phải đáp ứng các điều kiện như sau:

- Đối với trường hợp chuyển đổi thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy

Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

(i) Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;

(ii) Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

(iii) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

(iv) Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại (i), (ii), (iii) và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.

- Đối với trường hợp chuyển đổi từ văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu

Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

(i) Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;

(ii) Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;

(iii) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

(iv) Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại (i), (ii), (iii) và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.

(Khoản 2, 4 Điều 3 và Khoản 1, 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023)

Quy định về hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu theo Luật Giao dịch điện tử 2023

(1) Trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

- Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

- Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;

- Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu.

(2) Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn lưu trữ văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin dưới dạng văn bản giấy hoặc lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi thông điệp dữ liệu đáp ứng các yêu cầu quy định tại (1).

(3) Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan. Việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy.

(Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023)