Khách hàng có thể lập chứng từ ủy nhiệm chi theo phương thức chứng từ điện tử hay không? Chứng từ ủy nhiệm chi do ai lập?

Nội dung chính

• Việc lập chứng từ ủy nhiệm chi sẽ do khách hàng hay do ngân hàng nhà nước thực hiện khi có yêu cầu từ khách?
• Khách hàng có thể lập chứng từ ủy nhiệm chi theo phương thức chứng từ điện tử hay không?
• Trường hợp bên thụ hưởng không mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng nhà nước thì phải thanh toán ủy nhiệm chi như thế nào?

Việc lập chứng từ ủy nhiệm chi sẽ do khách hàng hay do ngân hàng nhà nước thực hiện khi có yêu cầu từ khách?

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN quy định về việc lập chứng từ ủy nhiệm chi như sau:

Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi

...

2. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi:

Ngân hàng xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau:

a) Lập, giao nhận ủy nhiệm chi

Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng. Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức giao nhận ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

...

Theo quy định trên thì khách hàng sẽ phải lập chứng từ ủy nhiệm chi để gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng.

Việc lập chứng từ ủy nhiệm chi sẽ được ngân hàng nhà nước nhà nước hướng dẫn. Khi lập chứng từ, người lập cần đảm bảo phương thức giao nhận ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

Khách hàng có thể lập chứng từ ủy nhiệm chi theo phương thức chứng từ điện tử hay không? (Hình từ Internet)

Khách hàng có thể lập chứng từ ủy nhiệm chi theo phương thức chứng từ điện tử hay không?

Căn cứ khoản 1 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN quy định về nội dung trên chứng từ ủy nhiệm chi như sau:

Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi

1. Mẫu chứng từ ủy nhiệm chi bao gồm các yếu tố chính sau:

a) Chữ lệnh chi (hoặc ủy nhiệm chi), số chứng từ;

b) Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi;

c) Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;

d) Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;

đ) Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;

e) Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;

g) Nội dung thanh toán;

h) Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;

i) Ngày, tháng, năm ủy nhiệm chi có giá trị thanh toán;

k) Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).

Ngân hàng được quy định thêm các yếu tố trên ủy nhiệm chi cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của đơn vị mình nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

...

Theo đó, pháp luật quy định về chữ ký trên mẫu chứng từ ủy nhiệm chi phải là chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).

Như vậy, khách hàng có thể lập chứng từ ủy nhiệm chi theo hình thức chứng từ điện tử những phải đảm bảo các nội dung theo quy định nêu trên.

Trường hợp bên thụ hưởng không mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng nhà nước thì phải thanh toán ủy nhiệm chi như thế nào?

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN quy định về trường hợp bên thụ hưởng chưa mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng như sau:

Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi

...

2. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi:

Ngân hàng xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau:

...

c) Xử lý chứng từ và hạch toán

- Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:

Sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán thì xử lý:

+ Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.

+ Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.

- Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:

+ Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.

+ Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

+ Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

- Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:

Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng. Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt xử lý như sau:

+ Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền khách hàng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác (sau đây gọi chung là giấy tờ tùy thân). Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân, còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.

+ Tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

...

Đối với trường hợp mà bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng nhà nước thì khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng.

Trường hợp bên thụ hưởng muốn nhận nhận tiền mặt thì xử lý như sau:

- Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền khách hàng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác (sau đây gọi chung là giấy tờ tùy thân). Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân, còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.

- Tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.