Những điều cần phải lưu ý khi lựa chọn văn phòng công ty? Nhà ở cho thuê làm văn phòng công ty phải đáp ứng những điều kiện gì?

Nội dung chính

• Văn phòng công ty được hiểu như thế nào?
• Những điều cần phải lưu ý khi lựa chọn văn phòng công ty?
• Nhà ở cho thuê làm văn phòng công ty phải đáp ứng những điều kiện gì?

Văn phòng công ty được hiểu như thế nào?

Thực tế quy định pháp luật chưa có định nghĩa về thuật ngữ văn phòng công ty là gì? Vì vậy, thuật ngữ này có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản văn phòng công ty là nơi để làm việc, gặp gỡ các khách hàng, đối tác hay đơn giản là nơi đăng ký làm địa điểm hoạt động để hợp pháp hóa trên giấy đăng ký kinh doanh.

Văn phòng của công ty có thể là khu vực rộng lớn có sức chứa số lượng lớn nhân viên nhưng cũng có thể là một phòng nhỏ với một vài nhân viên. Văn phòng không có quy định cụ thể về diện tích, cách bố trí, thiết kế mà linh hoạt phụ thuộc vào điều kiện của từng công ty.

Khi thuê nhà ở làm văn phòng công ty thì hợp đồng thuê bắt buộc phải được lập thành văn bản theo Điều 121 Luật Nhà ở 2014.

Những điều cần phải lưu ý khi lựa chọn văn phòng công ty?

(1) Vị trí của văn phòng:

Khi lựa chọn văn phòng, các đơn vị cần chú ý đến vị trí. Để đảm bảo thuận tiện cho nhân viên khi đi làm cũng như khách hàng, đối tác dễ tìm, văn phòng nên lựa chọn tại những vị trí ở gần trung tâm hoặc gần mặt đường lớn. Đối với những văn phòng có tính chất riêng tư, ít khi gặp gỡ khách hàng, đối tác thì có thể lựa chọn ở vị trí đa dạng hơn.

(2) Cơ sở vật chất văn phòng

Khi thuê văn phòng công ty đặc biệt trong các tòa nhà, các đơn vị cần chú ý đến cơ sở vật chất của văn phòng. Trong đó, những hạng mục cần quan tâm như hệ thống, điện, mạng, thang máy… Bởi đây là những yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của văn phòng. Vậy nên các đơn vị cần chọn những nơi cho thuê văn phòng có cơ sở vật chất đồng bộ và hiện đại. Điều này sẽ giúp quá trình hoạt động của văn phòng có nhiều thuận lợi.

(3) Chất lượng dịch vụ quản lý

Bên cạnh yếu tố cơ sở vật chất, các đơn vị khi thuê văn phòng công ty cũng cần quan tâm đến chất lượng dịch vụ quản lý. Bởi đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến văn phòng khi đi vào hoạt động. Đối với dịch vụ quản lý, bạn cần quan tâm đến các yếu tố như vệ sinh, an ninh…

(4) Giá thuê văn phòng

Hiện nay, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng công ty rất đa dạng. Tùy thuộc vào vị trí cho thuê thuộc dạng văn phòng hạng A, B, C hay D, giá cho thuê sẽ có mức khác nhau.

- Với những văn phòng thuộc hạng A, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng rất đắt đỏ dao động từ 25-60$/m2 tùy thuộc vào khu vực.

- Với những văn phòng thuộc hạng B, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng dao động từ 15- 25$/m2 tùy thuộc vào khu vực.

- Với những văn phòng thuộc hạng C, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng dao động từ 10-15$/m2 tùy thuộc vào khu vực.

- Với những văn phòng thuộc hạng D, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng dưới 10$/m2.

(5) Diện tích văn phòng

Diện tích cũng là yếu tố bạn cần cân nhắc khi thuê văn phòng công ty. Khi thuê văn phòng, bạn nên xác định chiến lược lâu dài của công ty để lựa chọn diện tích văn phòng phù hợp. Việc nghiên cứu kỹ diện tích văn phòng sẽ giúp bạn tránh được tình trạng văn phòng quá chật hẹp hay quá rộng dẫn đến lãng phí.

(6) Thời gian thuê văn phòng

Thời gian thuê văn phòng cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Bởi thời gian thuê sẽ ảnh hưởng đến chiến lược đàm phán giá. Nếu thời gian thuê lâu dài, giá sẽ thuê sẽ có nhiều ưu đãi hơn. Ngược lại, nếu thuê trong thời gian ngắn, giá sẽ cao hơn.

(7) Nghiên cứu kỹ hợp đồng cho thuê văn phòng

Khi chọn địa điểm làm văn phòng, bạn cần nghiên cứu kỹ hợp đồng cho thuê. Bởi đây là căn cứ pháp lý cao nhất có tính chất ràng buộc giữa bên thuê và bên cho thuê. Nếu bạn không tìm hiểu kỹ hợp đồng sẽ dẫn đến nhiều rủi ro hoặc tranh chấp sau này.

Khi thuê nhà ở làm văn phòng công ty thì hợp đồng cho thuê phải có những nội dung được quy định tại Điều 121 Luật Nhà ở 2014 như sau:

- Họ và tên của cá nhân, tên của tổ chức và địa chỉ của các bên;

- Mô tả đặc điểm của nhà ở giao dịch và đặc điểm của thửa đất ở gắn với nhà ở đó;

- Giá trị góp vốn, giá giao dịch nhà ở nếu hợp đồng có thỏa thuận về giá; trường hợp cho thuê nhà ở mà Nhà nước có quy định về giá thì các bên phải thực hiện theo quy định đó;

- Thời hạn và phương thức thanh toán tiền nếu là trường hợp cho thuê nhà ở;

- Thời gian giao nhận nhà ở; thời hạn cho thuê nhà ở;

- Quyền và nghĩa vụ của các bên;

- Cam kết của các bên;

- Các thỏa thuận khác;

- Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng;

- Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng;

- Chữ ký và ghi rõ họ, tên của các bên, nếu là tổ chức thì phải đóng dấu (nếu có) và ghi rõ chức vụ của người ký.

Nhà ở cho thuê làm văn phòng công ty phải đáp ứng những điều kiện gì?

Nhà ở cho thuê làm văn phòng công ty phải đáp ứng những điều kiện được quy định tại khoản 3 Điều 118 Luật Nhà ở 2014 như sau:

- Không thuộc diện đang có tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện về quyền sở hữu; đang trong thời hạn sở hữu nhà ở đối với trường hợp sở hữu nhà ở có thời hạn;

- Không bị kê biên để thi hành án hoặc không bị kê biên để chấp hành quyết định hành chính đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Không thuộc diện đã có quyết định thu hồi đất, có thông báo giải tỏa, phá dỡ nhà ở của cơ quan có thẩm quyền.

- Bảo đảm chất lượng, an toàn cho bên thuê nhà ở, có đầy đủ hệ thống điện, cấp, thoát nước, bảo đảm vệ sinh môi trường.