Quy định pháp luật về thời gian lưu trữ Sổ hộ tịch? Khi ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch mà sai sót thì sửa chữa như thế nào?

Nội dung chính

• Việc mở, khóa Sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch được thực hiện ra sao?
• Thời gian lưu trữ Sổ hộ tịch được pháp luật quy định như thế nào?
• Khi ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch mà sai sót thì sửa chữa như thế nào?

Việc mở, khóa Sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch được thực hiện ra sao?

Theo Điều 36 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định mở, khóa Sổ hộ tịch cụ thể:

Việc mở, khóa Sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch được thực hiện như sau:

- Số quyển của Sổ hộ tịch được đánh số và ghi theo thứ tự sử dụng của từng loại sổ trong năm, bắt đầu từ số 01.

Ví dụ: - Sổ đăng ký giám hộ, số: 01-TP/HT-2020-GH

- Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, số: 01-TP/HT-2020-CMC. Ngày mở sổ là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ.

Ngày khoá sổ trong trường hợp hết sổ mà chưa hết năm là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp hết năm mà chưa dùng hết sổ thì khóa sổ vào ngày 31 tháng 12 của năm đó.

- Công chức làm công tác hộ tịch phải thống kê rõ tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong sổ, số trường hợp ghi sai sót phải sửa chữa theo quy định tại khoản 1 Điều 35 của Thông tư này, số trang bị bỏ trống (nếu có).

- Sau khi thống kê theo quy định tại khoản 2 Điều này, công chức làm công tác hộ tịch phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký xác nhận, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu.

Thời gian lưu trữ Sổ hộ tịch

Thời gian lưu trữ Sổ hộ tịch được pháp luật quy định như thế nào?

Đối với nội dung này, anh/chị vui lòng kiểm tra quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch; và Điều 37 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định như sau:

“Điều 12. Lưu trữ Sổ hộ tịch

3. Sổ hộ tịch là tài sản quốc gia, được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

4. Cơ quan lưu giữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp an toàn, chống cháy nổ, bão lụt, ẩm ướt, mối mọt”.

Điều 37. Lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch

1. Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch được giữ gìn, bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn để sử dụng, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước.

2. Cục Lãnh sự, Cơ quan đại diện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.

Thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm trong việc làm mất, hư hỏng hoặc khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch trái quy định pháp luật."

Như vậy, Sổ hổ tịch được lưu trữ vĩnh viễn.

Khi ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch mà sai sót thì sửa chữa như thế nào?

Tại Điều 35 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định sửa chữa sai sót khi ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch quy định:

- Trong quá trình đăng ký hộ tịch mà có sai sót trong việc ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch phải gạch bỏ phần sai sót, ghi sang bên cạnh hoặc lên phía trên, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xoá.

Trường hợp có sai sót bỏ trống trang sổ thì công chức làm công tác hộ tịch phải gạch chéo vào trang bỏ trống.

Cột ghi chú của Sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót; ngày, tháng, năm sửa; công chức làm công tác hộ tịch ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

Công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch biết về việc sửa chữa sai sót. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa sai sót.

Công chức làm công tác hộ tịch không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Sổ hộ tịch.

- Trong quá trình đăng ký hộ tịch, nếu có sai sót trên giấy tờ hộ tịch thì công chức làm công tác hộ tịch phải hủy bỏ giấy tờ đó và ghi giấy tờ mới, không cấp cho người dân giấy tờ hộ tịch đã bị sửa chữa.

- Khi quá trình đăng ký hộ tịch đã kết thúc theo quy định pháp luật mà sau đó mới phát hiện có sai sót thì thực hiện cải chính hộ tịch theo quy định.