Quy trình làm lại con dấu của cơ quan Nhà nước bị hư hỏng như thế nào? Khi nào thì được mang con dấu ra ngoài cơ quan?

Nội dung chính

• Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu gồm những giấy tờ gì?
• Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu được thực hiện như thế nào?
• Khi nào thì được mang con dấu ra ngoài cơ quan?

Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu gồm những giấy tờ gì?

Theo Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu như sau:

- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu: Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên, hồ sơ gồm:

+ Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do;

+ Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm:

+ Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;

+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.

Làm lại con dấu bị hư hỏng

Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu được thực hiện như thế nào?

Theo Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này thuộc các trường hợp sau đây:

+ Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;

+ Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;

+ Có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;

+ Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu;

+ Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;

+ Các trường hợp theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 6 Nghị định này.

- Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu thực hiện như sau:

+ Đối với trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, trước khi nhận con dấu mới thì cơ quan, tổ chức, cá nhân phải giao nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định;

+ Đối với trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền để thu hồi và hủy con dấu theo quy định.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu;

+ Đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó ngay sau khi tìm thấy con dấu đã bị mất để thu hồi và hủy con dấu theo quy định;

+ Đối với trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền để tiến hành thu hồi con dấu, cụ thể:

Cơ quan thu hồi con dấu phải niêm phong, quản lý con dấu đó. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định cho hoạt động trở lại, thì cơ quan đã thu hồi con dấu có trách nhiệm bàn giao lại con dấu cho cơ quan, tổ chức để sử dụng theo quy định.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu.

Đối với trường hợp cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu mà sau đó cơ quan, tổ chức bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động được hoạt động trở lại thì cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu con dấu để sử dụng theo quy định;

+ Đối với trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu tiến hành thu hồi và hủy con dấu theo quy định.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Nghị định này, cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu;

+ Đối với trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra thông báo giao nộp con dấu và thu hồi con dấu theo quy định.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu theo quy định thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu. Sau khi cơ quan đăng ký mẫu con dấu đã hủy giá trị sử dụng con dấu, thì cơ quan, tổ chức, cá nhân được phép sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu con dấu để sử dụng theo quy định của pháp luật;

+ Đối với trường hợp quy định tại khoản 7 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó ra thông báo giao nộp con dấu để xử lý giải quyết theo quy định của pháp luật.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu đang bị chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu và đăng ký lại mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

+ Đối với trường hợp quy định tại khoản 8 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra thông báo giao nộp con dấu và thu hồi con dấu theo quy định.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu xử lý theo quy định của pháp luật.

- Việc giao nộp con dấu của các cơ quan quy định tại khoản 9 Điều 7 Nghị định này do Bộ Ngoại giao quyết định và có văn bản gửi Bộ Công an về thời hạn giao nộp con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định.

Khi nào thì được mang con dấu ra ngoài cơ quan?

Theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 24. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu

[...]

5. Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.

[...]”

Theo đó, con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.