Hóa đơn điện tử có ký hiệu nào không bắt buộc phải có chữ ký số? Hóa đơn điện tử được định dạng như thế nào?

Nội dung chính

• Hóa đơn điện tử có ký hiệu nào không bắt buộc phải có chữ ký số?
• Hóa đơn điện tử là gì?
• Hóa đơn điện tử được định dạng gồm những phần nào?

Hóa đơn điện tử có ký hiệu nào không bắt buộc phải có chữ ký số?

Ký hiệu trên hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC bao gồm các nội dung thể hiện chính:

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên

+ Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó, chữ ký số của người bán và người mua là một phần nội dung của hóa đơn điện tử, trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Do đó, đối chiếu với hai quy định trên thì hóa đơn điện tử có những ký hiệu sau sẽ không bắt buộc phải có chữ ký số:

+ Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Do đó, hóa đơn điện tử có các ký hiệu được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ không cần chữ ký số của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

Ví dụ: “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Đây là hóa đơn điện tử nên không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua

+ Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua. Do đó, hóa đơn điện tử có chữ L không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

Vi dụ: “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh nên không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

+ Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán. Hóa đơn điện tử bán xăng dầu có ký hiệu chung là chữ T nên hóa đơn có chữ T mà do tổ chức bán xăng dầu phát hành không cần chữ ký số của cả người mua và bán.

Ví dụ: “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Nếu đây là hóa đơn điện tử do tổ chức bán xăng dầu phát hành thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua và bán.

+ Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã). Ký hiêu của tem, vé, thẻ là 5, chữ G áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng; chữ H áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng. và K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.

Vi dụ: “5K23GYY” – là tem, vé, thẻ giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn giá trị gia tăng do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Trường hợp này không cần chữ ký số cả người bán.

+ Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.

Ví dụ: “1C22TAA” nếu đây là chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.

+ Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Vi dụ: “1C23MBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền nên không bắt buộc có chữ ký số của cả người mua và bán.

Hóa đơn điện tử có ký hiệu nào không bắt buộc phải có chữ ký số? Hóa đơn điện tử được định dạng như thế nào?

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể hiểu:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, bao gồm:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử được định dạng gồm những phần nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.