Việc đăng ký và phê duyệt lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước và các đơn vị trực thuộc bằng phần mềm Họp không giấy thế nào?

Nội dung chính

• Việc đăng ký và phê duyệt lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước và các đơn vị trực thuộc bằng phần mềm Họp không giấy thế nào?
• Ai có trách nhiệm ban hành lịch công tác của nội bộ đơn vị trên phần mềm Họp không giấy?
• Việc quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy được quy định ra sao?

Việc đăng ký và phê duyệt lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước và các đơn vị trực thuộc bằng phần mềm Họp không giấy thế nào?

Căn cứ Điều 8 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 quy định công chức được giao nhiệm vụ đăng ký, phê duyệt lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước, lịch công tác của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước sử dụng tài khoản định danh người dùng của mình thực hiện nhiệm vụ đăng ký, phê duyệt lịch công tác theo đúng trình tự sau:

(1) Đăng ký lịch công tác tuần của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước, lịch công tác tuần của các đơn vị

- Trước 17h00’ ngày thứ Năm hàng tuần, các đơn vị có trách nhiệm đăng ký lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước, lịch công tác của các đơn vị trong tuần tiếp theo trên phần mềm. Đối với lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước, đơn vị tổ chức họp phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước chủ trì cuộc họp, làm việc.

- Nội dung đăng ký lịch phải có đầy đủ các thông tin chính: người chủ trì, nội dung, thời gian, địa điểm, đơn vị chuẩn bị nội dung (gồm: đơn vị chuẩn bị nội dung họp, làm việc và đơn vị chuẩn bị kỹ thuật), thành phần tham dự và tài liệu làm việc (nếu có). Trường hợp chưa xác định được chính xác thành phần tham dự tại thời điểm đăng ký lịch, thì phải xác định đơn vị tham dự cuộc họp, làm việc.

(2) Ban hành lịch

Thứ Sáu hàng tuần, Văn phòng Kiểm toán nhà nước có trách nhiệm ban hành lịch công tác tuần của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước, lịch công tác tuần của các đơn vị sau khi nhận được đăng ký của các đơn vị hoặc theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước.

(3) Bổ sung lịch, sửa đổi thông tin lịch đã ban hành

Trường hợp đơn vị có bổ sung lịch công tác tuần hoặc cần thay đổi thông tin lịch đã ban hành, đơn vị thực hiện đề xuất trên phần mềm. Văn phòng Kiểm toán nhà nước có trách nhiệm xin ý kiến Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước chủ trì cuộc họp, làm việc trước khi điều chỉnh, bổ sung thông tin lịch đã ban hành.

(4) Lịch công tác tháng của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước

Trước ngày đầu tiên của tháng tiếp theo, Văn phòng Kiểm toán nhà nước ban hành kế hoạch công tác tháng tiếp theo của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước trên phần mềm trên cơ sở đăng ký của các đơn vị hoặc ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước. Nội dung lịch công tác tháng bao gồm: Thời gian, nội dung, bộ phận chuẩn bị nội dung, Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước chủ trì.

Việc đăng ký và phê duyệt lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước và các đơn vị trực thuộc bằng phần mềm Họp không giấy thế nào? (Hình từ Internet)

Ai có trách nhiệm ban hành lịch công tác của nội bộ đơn vị trên phần mềm Họp không giấy?

Căn cứ khoản 3 Điều 9 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 quy định:

Lịch công tác của nội bộ đơn vị

1. Phòng (ban) trực thuộc các đơn vị có kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong tuần có trách nhiệm đăng ký lịch hoặc đăng ký sửa đổi, bổ sung lịch trên phần mềm.

2. Nội dung đăng ký lịch thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 8 của Quy chế này.

3. Công chức được giao nhiệm vụ phê duyệt lịch công tác nội bộ của đơn vị có trách nhiệm ban hành lịch trên phần mềm. Đối với tuần không có lịch họp nội bộ, công chức được giao nhiệm vụ ban hành lịch phải thực hiện xác nhận trên phần mềm.

Như vậy, công chức được giao nhiệm vụ phê duyệt lịch công tác nội bộ của đơn vị có trách nhiệm ban hành lịch trên phần mềm.

Lưu ý: Đối với tuần không có lịch họp nội bộ, công chức được giao nhiệm vụ ban hành lịch phải thực hiện xác nhận trên phần mềm.

Việc quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy được quy định ra sao?

Việc quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm được quy định tại Điều 10 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 cụ thể:

- Đăng tải tài liệu của cuộc họp

Chậm nhất 02 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) có trách nhiệm đăng tải tài liệu của cuộc họp trên phần mềm (trừ các tài liệu mật hoặc tài liệu chứa thông tin mật).

Tài liệu cuộc họp phải được người chủ trì cuộc họp phê duyệt trước khi đăng tải trên phần mềm và thay cho tài liệu giấy.

Đối với cuộc họp đột xuất (thời gian thông báo họp dưới 24 giờ), nếu không kịp đăng tải tài liệu trên phần mềm, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) gửi trực tiếp tại cuộc họp.

- Xác nhận tham dự cuộc họp

Chậm nhất 01 ngày trước thời gian diễn ra cuộc họp (đối với cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần) và sau khi nhận thông báo họp (đối với cuộc họp đột xuất), người thuộc thành phần tham dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự trên phần mềm (xác nhận tham dự, ủy quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp).

- Ghi âm cuộc họp

Tất cả các cuộc họp đều ghi âm (khuyến khích ghi hình nếu điều kiện cho phép), các nội dung "Mật" do người chủ trì quyết định.

Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp cử công chức thực hiện ghi âm diễn biến cuộc họp trên phần mềm. Hệ thống có chức năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản hỗ trợ cho việc biên tập biên bản cuộc họp.

File ghi âm, ghi hình, file chuyển đổi văn bản được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Kiểm toán nhà nước, do Cục Công nghệ thông tin quản lý và chỉ được cung cấp khi có yêu cầu của Tổng Kiểm toán nhà nước hoặc người chủ trì cuộc họp.