Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2022

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2022 (Ảnh minh họa)

Về vấn đề này, Luật gia Bùi Tường Vũ - Giám đốc THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Về trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

- Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng quy định, trách nhiệm của người sử dụng lao động là phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Trình tự, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội theo trình tự dưới đây:

Bước 1: Báo giảm lao động

Trước khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động.

- Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ báo giảm lao động gồm:

+ Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)

Mẫu TK1-TS

+ Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

Mẫu TK3-TS

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

Mẫu D02-TS

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

Mẫu D01-TS

+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động (01 bản/người);

- Người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động trực tiếp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc gửi qua đường bưu điện.

- Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

- Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

Mẫu TK3-TS

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).

Mẫu D02-TS

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Mẫu D01-TS

+ Sổ bảo hiểm xã hội

+ Các tờ rời bảo hiểm xã hội.

+ Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động).

+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động(01 bản/người);

- Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.

Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

- Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

- Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Như vậy, theo quy định thì thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ không quá 14 ngày và trong trường hợp đặc biệt theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 thì thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội tối đa không quá 30 ngày.