Quy định về chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu

Quy định về chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu (Hình ảnh từ Internet)

1. Quy định về chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu

Tại Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu như sau:

* Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

- Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;

- Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

- Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.

* Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

- Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;

- Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

- Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.

* Giá trị pháp lý của văn bản được chuyển đổi theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Hướng dẫn chuyển đổi hình thức từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu từ ngày 23/10/2024

Tại Điều 4 Nghị định 137/2020/NĐ-CP thì thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023.

- Yêu cầu về ký hiệu riêng và các thông tin khác tại điểm c khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 được quy định cụ thể như sau:

+ Các thông tin trên thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy bao gồm: ký hiệu riêng bằng chữ thể hiện thông điệp dữ liệu đã được chuyển đổi từ văn bản giấy và thời gian thực hiện chuyển đổi; thông tin bao gồm tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.

Trên thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn hiển thị bổ sung mã phản hồi nhanh (QR) hoặc hình thức mã hóa khác chứa các thông tin trên để phục vụ việc tra cứu và sử dụng thông tin bằng phương tiện điện tử.

Nội dung ký hiệu riêng thể hiện thông điệp dữ liệu đã được chuyển đổi từ văn bản giấy được quy định theo pháp luật liên quan.

+ Trường hợp chuyển đổi phục vụ hoạt động công chứng, chứng thực, sao y, sao lục, trích sao, các thông tin trên thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, công tác văn thư;

+ Trường hợp chuyển đổi văn bản là kết quả của giải quyết thủ tục hành chính, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ bản giấy sang bản điện tử theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 137/2020/NĐ-CP.

- Yêu cầu về hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu phải bảo đảm các tính năng sau:

+ Chuyển đổi toàn vẹn nội dung từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu;

+ Tạo ký hiệu riêng và các thông tin khác trên thông điệp dữ liệu theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 137/2020/NĐ-CP;

+ Lưu trữ thông điệp dữ liệu;

+ Bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng theo quy định của pháp luật;

+ Trường hợp chuyển đổi thông điệp dữ liệu từ văn bản giấy theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng ký số.

3. Quy định về chuyển đổi hình thức từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy

Tại Điều 5 Nghị định 137/2020/NĐ-CP thì văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023.

- Thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu để tra cứu tại điểm b khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 được quy định cụ thể như sau:

+ Thông tin tối thiểu xác định hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu để tra cứu bao gồm: tên hệ thống thông tin, tên chủ quản hệ thống thông tin;

+ Thông tin để truy cập thông điệp dữ liệu trên hệ thống thông tin tạo lập, lưu trữ thông điệp dữ liệu có thể là một đường dẫn đầy đủ của thông điệp dữ liệu trên hệ thống thông tin, hoặc mã duy nhất để truy cập thông điệp dữ liệu thông qua một giao diện tìm kiếm.

- Yêu cầu về ký hiệu riêng và các thông tin khác tại điểm c khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 được quy định cụ thể như sau:

+ Các thông tin tối thiểu trên văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu bao gồm: ký hiệu riêng bằng chữ thể hiện văn bản giấy đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu và thời gian thực hiện chuyển đổi; thông tin về tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.

Trên văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn hiển thị bổ sung mã phản hồi nhanh (QR) hoặc các hình thức mã hóa khác chứa các thông tin trên để phục vụ việc tra cứu bằng phương tiện điện tử đối với thông điệp dữ liệu tạo lập trên hệ thống thông tin.

Nội dung ký hiệu riêng thể hiện văn bản giấy đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu được quy định theo pháp luật chuyên ngành.

+ Trường hợp chuyển đổi phục vụ hoạt động công chứng, chứng thực, sao y, sao lục, trích sao, các thông tin trên văn bản giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, công tác văn thư;

+ Trường hợp chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử sang văn bản giấy theo quy định tại Điều 18 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, ký hiệu riêng và thông tin trên văn bản giấy được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 5 Nghị định 137/2020/NĐ-CP.

- Yêu cầu về hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy phải bảo đảm các tính năng sau:

+ Truy xuất từ hệ thống lưu trữ và hiển thị thông điệp dữ liệu gốc cần chuyển đổi dưới dạng hoàn chỉnh;

+ Tạo ký hiệu riêng và các thông tin khác trên văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 137/2020/NĐ-CP;

+ Chuyển đổi toàn vẹn nội dung từ thông điệp dữ liệu gốc sang văn bản giấy.