Hướng dẫn lập chứng từ thu, chi tiền mặt dưới dạng dữ liệu điện tử và thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử theo Công văn 2974/CTĐLA-TTHT?

Nội dung chính

• Hướng dẫn lập chứng từ thu, chi tiền mặt dưới dạng dữ liệu điện tử và thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử theo Công văn 2974/CTĐLA-TTHT?
• Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi nào?
• Lập và lưu trữ chứng từ kế toán như thế nào?

Hướng dẫn lập chứng từ thu, chi tiền mặt dưới dạng dữ liệu điện tử và thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử theo Công văn 2974/CTĐLA-TTHT?

Ngày 11/10/2024, Cục thuế tỉnh Đắk Lắk có Công văn 2974/CTĐLA-TTHT năm 2024 tải hướng dẫn về lưu trữ chứng từ kế toán.

Theo đó, tại Công văn 2974/CTĐLA-TTHT năm 2024 hướng dẫn về lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

Tại Điều 17 Luật Quản lý Thuế 2019 quy định như sau:

Trách nhiệm của người nộp thuế

...

4. Chấp hành chế độ kế toán, thống kê và quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

5. Ghi chép chính xác, trung thực, đầy đủ những hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế, khấu trừ thuế và giao dịch phải kê khai thông tin về thuế.

6. Lập và giao hóa đơn, chứng từ cho người mua theo đúng số lượng, chủng loại, giá trị thực thanh toán khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

7. Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế, bao gồm cả thông tin về giá trị đầu tư; số hiệu và nội dung giao dịch của tài khoản được mở tại ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác; giải thích việc tính thuế, khai thuế, nộp thuế theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế.

...

- Tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Nội dung chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

...

- Tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

...

- Tại khoản 1, khoản 2, khoản 6 Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

...

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Công ty lập chứng từ thu, chi tiền mặt dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015 và thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều 18 và Điều 41 Luật Kế toán 2015. Công ty có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế quy định tại Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019.

Hướng dẫn lập chứng từ thu, chi tiền mặt dưới dạng dữ liệu điện tử và thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử theo Công văn 2974/CTĐLA-TTHT? (Hình từ internet)

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi nào?

Căn cứ theo Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng điều kiện như sau:

- Có các nội dung quy định sau:

+ Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

++ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

++ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

++ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

++ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

++ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

++ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

++ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

+ Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

- Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán như thế nào?

Căn cứ tại Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.