Quy định về chứng từ kế toán khi quyết toán chi từ nguồn tài chính Công đoàn cơ sở tại TPHCM

Quy định về chứng từ kế toán khi quyết toán chi từ nguồn tài chính Công đoàn cơ sở tại TPHCM (Hình từ internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Ngày 21/3/2024 Liên đoàn lao động TPHCM ban hành Hướng dẫn 14/HD-LĐLĐ về hồ sơ, trình tự, thủ tục thanh quyết toán chi từ nguồn tài chính Công đoàn cơ sở.

Quy định về chứng từ kế toán khi quyết toán chi từ nguồn tài chính công đoàn cơ sở tại TPHCM

Theo Hướng dẫn 14/HD-LĐLĐ năm 2024 của Liên đoàn lao động TPHCM quy định về nội dung chứng từ kế toán như sau:

(1) Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

- Nội dung, số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán,

Lưu ý:

+ Chứng từ phải được ghi bằng loại mực không phai.

+ Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất, phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký

+ Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định

(2) Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên thì chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ cụ thể.

(3) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

(4) Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

(5) Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Quy định về hóa đơn và các chứng từ làm căn cứ thanh toán khi quyết toán chi từ nguồn tài chính công đoàn cơ sở tại TPHCM

Hóa đơn và các chứng từ làm căn cứ thanh toán được quy định tại Hướng dẫn 14/HD-LĐLĐ năm 2024 của Liên đoàn lao động TPHCM như sau:

- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Hóa đơn tài chính bằng hình thức điện tử (gọi tắt là hóa đơn tài chính): có đầy đủ thông tin như: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có); chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt; Đối với những hóa đơn điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Phiếu thu: có đầy đủ thông tin đơn vị xuất phiếu thu (tên đơn vị, địa chỉ); đóng dấu của đơn vị xuất phiếu thu; chữ ký, họ tên người lập phiếu; chữ ký, họ tên người thu tiền; chữ ký, họ tên người nộp tiền; số tiền (bằng chữ và bằng số), thông tin hàng hóa; thông tin cơ quan (tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế).

- Biên nhận: thanh toán đối với các khoản dịch vụ do cá nhân cung cấp.

- Các chứng từ kế toán như: biên lai tiền taxi, vé phí cầu đường, vé tàu, vé ô tô... có kích thước nhỏ, thì phải dán trên tờ giấy khổ A4 để lưu trữ.

Lưu ý:

+ Người thanh toán chịu trách nhiệm về chứng từ mà mình thanh toán (nguồn gốc hóa đơn, phiếu thu...).

+ Các chứng từ dễ phai màu mực phải được photo 01 bản đính kèm hồ sơ; chứng từ (thẻ máy bay, vé - biên lai thu phí cầu, phà,...) chứng từ được dán trên mặt phẳng tờ giấy A4 không dán chồng, so le hoặc che mất nội dung của chứng từ.

Xem thêm tại Hướng dẫn 14/HD-LĐLĐ năm 2024

Đoàn Đức Tài