Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện như thế nào? Hồ sơ thực hiện thủ tục gồm những gì?
Tài liệu lưu trữ là gì? Có mấy hình thức sao tài liệu lưu trữ?
Khái niệm tài liệu lưu trữ được định nghĩa tại khoản 3 Điều 2 Luật lưu trữ 2011 như sau:
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Theo đó, có thể hiệu tài liệu lưu trữ là những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ và có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
Căn cứ quy định tại Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BNV về việc sao tài liệu lưu trữ như sau:
Sao tài liệu
1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.
2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
3. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Như vậy, tài liệu lưu trữ được sao dưới các hình thức sau:
- Sao chụp nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
- In từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện như thế nào? Hồ sơ thực hiện thủ tục gồm những gì? (Hình từ Internet)
Hồ sơ thực hiện thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ gồm những gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021. Hồ sơ thực hiện thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ gồm:
Phiếu yêu cầu sao tài liệu;
- Bản lưu bản sao tài liệu.
Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao thực hiện lập hồ sơ nêu trên thình 01 bộ.
Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ được thực hiện ra sao?
Thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ hiện nay được thực hiện theo tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021. Cụ thể bao gồm những nội dung sau:
- Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu;
- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia phê duyệt;
- Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu, sau đó trả bản sao tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.
Trong đó:
- Cách thức thực hiện
Cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
- Thời hạn giải quyết
Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu cho độc giả theo quy định của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao và chứng thực lưu trữ.
- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực lưu trữ.
- Phí
Thực hiện theo Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư 275/2016/TT-BTC. Cụ thể như sau:
Công việc | Đơn vị tính | Mức thu (đồng) |
Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư) | ||
Phô tô đen trắng | Trang A4 | 3.000 |
Phô tô màu | Trang A4 | 20.000 |
In từ phim, ảnh gốc (đã bao gồm vật tư) | ||
In ảnh đen trắng từ phim gốc | ||
Cỡ từ 15x21 cm trở xuống | Tấm | 40.000 |
Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm | Tấm | 60.000 |
Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm | Tấm | 150.000 |
Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc | ||
Cỡ từ 15x21 cm trở xuống | Tấm | 60.000 |
Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm | Tấm | 80.000 |
Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm | Tấm | 170.000 |
In sao tài liệu ghi âm (không kể vật tư) | Phút nghe | 30.000 |
In sao phim điện ảnh (không kể vật tư) | Phút chiếu | 60.000 |
Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1) | ||
Tài liệu giấy | ||
- In đen trắng (đã bao gồm vật tư) | Trang A4 | 2.000 |
- In màu (đã bao gồm vật tư) | Trang A4 | 15.000 |
- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư) | Trang ảnh | 1.000 |
Tài liệu phim, ảnh | ||
- In ra giấy ảnh (đã bao gồm vật tư) | ||
Cỡ từ 15x21 cm trở xuống | Tấm | 30.000 |
Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm | Tấm | 40.000 |
Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm | Tấm | 130.000 |
- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư) | Tấm ảnh | 30.000 |
Sao tài liệu ghi âm dạng điện tử (không bao gồm vật tư) | Phút nghe | 27.000 |
Sao tài liệu phim điện ảnh dạng điện tử (không kể vật tư) | Phút chiếu | 54.000 |
Trong đó:
+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;
+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;
+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;
+ Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4.
Đặng Phan Thị Hương Trà
Quý khách cần hỏi thêm thông tin về Tài liệu lưu trữ có thể đặt câu hỏi tại đây.
- Mẫu hợp đồng thỏa thuận cung cấp dịch vụ công tác xã hội mới nhất là mẫu nào? Quy trình cung cấp dịch vụ công tác xã hội?
- Hướng dẫn 4705 về việc tuyển dụng và gọi công dân nhập ngũ năm 2025 thế nào? Hướng dẫn tuyển chọn và gọi công dân nữ nhập ngũ năm 2025?
- Mẫu Biên bản làm việc với Đảng viên xin ra khỏi Đảng? Đảng viên xin ra khỏi Đảng có được kết nạp lại?
- Mẫu Báo cáo tổng kết cuối năm của chi bộ ở trường học mới nhất? Hướng dẫn cách viết báo cáo tổng kết?
- Tải về mẫu phiếu theo dõi việc sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ công chức file word mới nhất?
