Ai có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị thuộc Tổng cục Thể dục thể thao?

Nội dung chính

• Tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được sử dụng theo hình thức nào?
• Ai có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị thuộc Tổng cục Thể dục thể thao?
• Cán bộ ngoài Tổng cục Thể dục thể thao có được sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao không?
• Việc sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được quản lý như thế nào?

Tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được sử dụng theo hình thức nào?

Căn cứ tại Điều 40 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ.

2. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Như vậy, theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được sử dụng theo hình thức sau:

- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ.

- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Ai có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị thuộc Tổng cục Thể dục thể thao?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 41 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho Lưu trữ Tổng cục.

a) Chánh Văn phòng Tổng cục cho phép sử dụng tài liệu loại mật;

b) Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu loại thường.

2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị.

a) Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật;

b) Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường.

3. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt.

Như vậy, theo quy định trên thì người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị thuộc Tổng cục Thể dục thể thao là:

- Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật;

- Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường

Cán bộ ngoài Tổng cục Thể dục thể thao có được sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao không?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 39 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu như sau:

Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài Tổng cục và các tổ chức, cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài Tổng cục nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ đồng ý.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài) và phải được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng đồng ý.

4. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác, người mượn tài liệu cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc, phải được Chánh Văn phòng Tổng cục hoặc Thủ trưởng đơn vị quản lý tài liệu cho phép bằng văn bản. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.

5. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin.

Như vậy, theo quy định trên thì cán bộ ngoài Tổng cục Thể dục thể thao được sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

Việc sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được quản lý như thế nào?

Căn cứ tại Điều 42 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ phải có Nội quy Phòng đọc, bao gồm các nội dung sau:

a) Thời gian phục vụ độc giả;

b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;

c) Những vật dụng không được mang vào Phòng đọc;

d) Độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của cán bộ lưu trữ; không được tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra tìm khi chưa được phép;

đ) Độc giả thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; quy định về sử dụng tài liệu; quy định về phòng chống cháy, nổ.

2. Cán bộ lưu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Số đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

Như vậy, theo quy định trên thì việc sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được quản lý như sau:

- Lưu trữ phải có Nội quy Phòng đọc;

- Cán bộ lưu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Số đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.