Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia thực hiện như thế nào? Phí chứng thực tài liệu là bao nhiêu?
Có mấy hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ? Hồ sơ chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV về các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ như sau:
Chứng thực tài liệu
1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.
Theo nội dung nêu trên thì các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu
- Chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.
Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV như sau:
Chứng thực tài liệu
...
6. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:
- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.
Như vậy, theo quy định thì hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu bao gồm:
- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.
Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia thực hiện như thế nào? Phí chứng thực tài liệu là bao nhiêu?
Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện thế nào theo quy định hiện nay?
Căn cứ tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021. Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ được thực hiện như sau:
(1) Trình tự thực hiện
- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực;
- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.
(2) Cách thức thực hiện
Cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
(3) Thời hạn giải quyết
Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu cho độc giả theo quy định của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
(4) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao và chứng thực lưu trữ.
(6) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
(7) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực lưu trữ.
Phí chứng thực tài liệu lưu trữ là bao nhiêu?
Theo khoản 8 tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021, phí chứng thực tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.
Dẫn chiếu đến bảng Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư 275/2016/TT-BTC như sau:
STT | Công việc thực hiện | Đơn vị tính | Mức thu (đồng) | Ghi chú |
I | Làm thẻ đọc | |||
1 | Đọc thường xuyên | Thẻ/năm | 50.000 | |
2 | Đọc không thường xuyên | người/lượt | 5.000 | |
II | Nghiên cứu tài liệu | |||
1 | Tài liệu gốc và bản chính | |||
a | Tài liệu chữ viết trên nền giấy | Đơn vị bảo quản | 6.000 | Tài liệu chữ viết trên nền giấy là tài liệu mà thông tin được phản ánh bằng các bản văn chữ viết trên nền giấy; bao gồm tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ bản, văn học nghệ thuật và các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ. |
b | Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật | Tấm | 6.000 | |
c | Tài liệu phim, ảnh | Tấm | 1.500 | |
d | Tài liệu ghi âm | Phút nghe | 3.000 | |
đ | Tài liệu phim điện ảnh | Phút chiếu | 3.000 | |
2 | Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1) | Tài liệu số hóa là tài liệu mà thông tin phản ánh trên các vật mang tin như giấy; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình được chuyển sang thông tin dạng số. | ||
a | Tài liệu chữ viết trên nền giấy | Đơn vị bảo quản | 3.000 | |
b | Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật | Tấm | 3.000 | |
c | Tài liệu phim, ảnh | Tấm | 1.000 | |
d | Tài liệu ghi âm | Phút nghe | 1.500 | |
đ | Tài liệu phim điện ảnh | Phút chiếu | 1.500 | |
III | Cung cấp bản sao tài liệu | |||
1 | Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư) | |||
a | Phô tô đen trắng | Trang A4 | 3.000 | |
b | Phô tô màu | Trang A4 | 20.000 | |
2 | In từ phim, ảnh gốc (đã bao gồm vật tư) | |||
a | In ảnh đen trắng từ phim gốc | |||
a1 | Cỡ từ 15x21 cm trở xuống | Tấm | 40.000 | |
a2 | Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm | Tấm | 60.000 | |
a3 | Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm | Tấm | 150.000 | |
b | Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc | |||
Cỡ từ 15x21 cm trở xuống | Tấm | 60.000 | ||
Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm | Tấm | 80.000 | ||
Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm | Tấm | 170.000 | ||
3 | In sao tài liệu ghi âm (không kể vật tư) | Phút nghe | 30.000 | |
4 | In sao phim điện ảnh (không kể vật tư) | Phút chiếu | 60.000 | |
5 | Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1) | |||
a | Tài liệu giấy | |||
- In đen trắng (đã bao gồm vật tư) | Trang A4 | 2.000 | ||
- In màu (đã bao gồm vật tư) | Trang A4 | 15.000 | ||
- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư) | Trang ảnh | 1.000 | ||
b | Tài liệu phim, ảnh | |||
- In ra giấy ảnh (đã bao gồm vật tư) | ||||
Cỡ từ 15x21 cm trở xuống | Tấm | 30.000 | ||
Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm | Tấm | 40.000 | ||
Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm | Tấm | 130.000 | ||
- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư) | Tấm ảnh | 30.000 | ||
c | Sao tài liệu ghi âm dạng điện tử (không bao gồm vật tư) | Phút nghe | 27.000 | |
d | Sao tài liệu phim điện ảnh dạng điện tử (không kể vật tư) | Phút chiếu | 54.000 | |
IV | Chứng thực tài liệu lưu trữ | Văn bản | 20.000 |
Như vậy, phí cấp chứng thực tài liệu lưu trữ được xác định là 20.000 đồng/văn bản.
Đặng Phan Thị Hương Trà
Quý khách cần hỏi thêm thông tin về Tài liệu lưu trữ có thể đặt câu hỏi tại đây.
- Danh mục, nội dung gói dịch vụ y tế cơ bản do trạm y tế xã thực hiện do Bộ Y tế ban hành mới nhất?
- Công chức giữ chức vụ lãnh đạo của Bộ Tư pháp có 02 năm liên tiếp được xếp loại không hoàn thành nhiệm vụ có bị cho thôi việc?
- Từ ngày 1/1/2025, quỹ bảo hiểm tai nạn lao động tự nguyện hoạt động theo nguyên tắc nào?
- Người làm chứng trong tố tụng dân sự là ai? Người làm chứng được từ chối khai báo lời khai không?
- Văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư dự án cải tạo nhà chung cư phải được công bố công khai ở đâu?
