Thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo được lập phải bảo đảm yêu cầu nào?
• Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo vào Lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?
• Thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như thế nào?

Hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo được lập phải bảo đảm yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 26 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập như sau:

Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được phân công, Văn thư đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ phát cho cán bộ, công chức, viên chức được phân công giải quyết công việc. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục đưa các văn bản có liên quan vào hồ sơ đã mở.

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ, tư liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi giải quyết xong công việc, hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại những văn bản trùng thừa, các tư liệu, sách báo không cần thiết ra khỏi hồ sơ;

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ. Việc biên mục hồ sơ gồm: đánh số tờ, viết bìa hồ sơ, lập mục lục văn bản.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Như vậy, theo quy định trên thì hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo được lập phải bảo đảm yêu cầu sau:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo vào Lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 28 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu như sau:

Thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ sách văn thư phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 (ba) tháng, kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 (ba) tháng, kể từ khi công việc kết thúc.

…

Như vậy, theo quy định trên thì thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

- Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ sách văn thư phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

- Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

- Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán

Thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 28 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu như sau:

Thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu

…

2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu:

a) Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 (hai) bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan giữ 01 (một) bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản.

b) Khi tiếp nhận hồ sơ do đơn vị giao nộp, Lưu trữ cơ quan kiểm tra hồ sơ và lập Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu có chữ ký xác nhận của Văn phòng Bộ (hoặc Phòng Hành chính) và đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu. Biên bản giao, nhận hồ sơ được lập thành 02 (hai) bản, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 (một) bản.

Như vậy, theo quy định trên thì thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như sau:

- Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản.

- Khi tiếp nhận hồ sơ do đơn vị giao nộp, Lưu trữ cơ quan kiểm tra hồ sơ và lập Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu có chữ ký xác nhận của Văn phòng Bộ (hoặc Phòng Hành chính) và đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu. Biên bản giao, nhận hồ sơ được lập thành 02 bản, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.